As táboas de pivote de Excel permiten aos usuarios agrupar volumes significativos de información contida en táboas voluminosas nun só lugar, así como para producir informes complexos. Ao mesmo tempo, os valores das táboas de pivote actualízanse automaticamente cando cambia o valor de calquera táboa asociada a eles. Descubrimos como crear unha táboa dinámica en Microsoft Excel.
Creación dunha táboa dinámica do xeito habitual
Aínda que, consideraremos o proceso de creación dunha táboa dinámica usando o exemplo de Microsoft Excel 2010, pero este algoritmo tamén é aplicable a outras versións modernas desta aplicación.
Como base, tomamos a táboa de pagos salariais aos empregados da empresa. Amosa os nomes dos empregados, sexo, categoría, data de pago e cantidade de pago. É dicir, cada episodio de pago a un empregado individual ten unha liña separada na táboa. Temos que agrupar os datos localizados aleatoriamente nesta táboa nun cadro de pivote. Ao mesmo tempo, os datos tomaranse só para o terceiro trimestre de 2016. Vexamos como facelo cun exemplo específico.
Primeiro de todo, transformamos a táboa orixinal nunha dinámica. Isto é necesario para que no caso de engadir filas e outros datos sexan tirados automaticamente na táboa de pivote. Para iso, convértese no cursor de calquera cela da táboa. A continuación, no bloque "Estilos" situado na cinta, faga clic no botón "Formatar como táboa". Elixe calquera estilo de mesa que che guste.
A continuación, ábrese un cadro de diálogo que nos solicita especificar as coordenadas da localización da táboa. Non obstante, por defecto, as coordenadas que ofrece o programa xa abarcan toda a táboa. Entón, só podemos estar de acordo e facer clic no botón "Aceptar". Pero os usuarios deben saber que, se o desexan, poden cambiar os parámetros de cobertura da área da táboa aquí.
Despois, a táboa convértese en dinámica e en expansión automática. Ela tamén recibe un nome, que se o desexa, o usuario pode cambiar a calquera conveniente para el. Podes ver ou cambiar o nome da táboa na pestana "Deseño".
Para comezar directamente a crear unha táboa dinámica, vaia á pestana "Inserir". Despois de pasar, facemos clic no primeiro botón da cinta, que se chama "Táboa de pivote". Despois, ábrese un menú no que debes escoller o que imos crear, unha táboa ou gráfico. Fai clic no botón "Táboa de rotación".
Ábrese unha xanela na que necesitamos de novo seleccionar un rango ou o nome da táboa. Como podes ver, o propio programa sacou o nome da nosa táboa, polo que aquí non hai máis nada. Na parte inferior do cadro de diálogo, pode escoller o lugar onde se creará a táboa dinámica: nunha nova folla (por defecto) ou na mesma folla. Por suposto, na maioría dos casos, é moito máis conveniente usar unha táboa dinámica nunha folla separada. Pero isto xa é un asunto individual para cada usuario, que depende das súas preferencias e tarefas. Só facemos clic no botón "Aceptar".
Despois, ábrese un formulario para crear unha táboa dinámica nunha nova folla.
Como podes ver, na parte dereita da xanela hai unha lista de campos da táboa e debaixo hai catro áreas:
- Nomes de filas;
- Nomes das columnas;
- Valores;
- Filtro de informes
Basta con arrastrar e soltar os campos da táboa que precisamos nas áreas correspondentes ás nosas necesidades. Non hai unha regra clara establecida sobre que campos deben moverse, porque todo depende da táboa de orixe e de tarefas específicas que poidan cambiar.
Así, neste caso concreto, trasladamos os campos "Xénero" e "Data" ao área "Filtro de informes", o campo "Categoría de persoa" á área "Nomes de columna", o campo "Nome" á área "Nome de cadea", o campo "Cantidade". salario "á área" Valores ". Nótese que todos os cálculos aritméticos de datos extraídos doutra táboa só son posibles na última área. Como podes ver, mentres estabamos facendo estas manipulacións coa transferencia de campos na zona, a táboa en si na parte esquerda da xanela cambiou en consecuencia.
O resultado é unha táboa resumida. Os filtros por xénero e data móstranse enriba da táboa.
Configuración da táboa dinámica
Pero, como recordamos, só os datos do terceiro trimestre deberían permanecer na táboa. Mentres tanto, móstranse datos de todo o período. Para levar a táboa ao formulario que precisamos, fai clic no botón próximo ao filtro "Data". Na xanela que aparece, marque a caixa xunto á inscrición "Seleccione varios elementos". A continuación, desmarque todas as datas que non se axusten ao período do terceiro trimestre. No noso caso, esta é só unha data. Fai clic no botón "Aceptar".
Do mesmo xeito, podemos usar o filtro por xénero e seleccionar, por exemplo, só un home para o informe.
Despois, a táboa dinámica adquiriu este formulario.
Para demostrar que pode xestionar os datos da táboa como queiras, abra de novo o formulario da lista de campos. Para iso, diríxase á pestana "Parámetros" e faga clic no botón "Lista de campos". A continuación, mudamos o campo "Data" do área "Filtro de informes" á área "Nome de cadea", e entre os campos "Categoría de persoal" e "Xénero", intercambiamos áreas. Todas as operacións realízanse mediante arrastrar e soltar sinxelos.
Agora, a táboa ten un aspecto completamente diferente. As columnas divídense por xénero, aparece un desglose mensual nas filas e agora podes filtrar a táboa por categoría de persoal.
Se move o nome da fila na lista de campos e coloca unha data superior ao nome, entón exactamente as datas de pago dividiranse en nomes de empregados.
Ademais, pode mostrar os valores numéricos da táboa como histograma. Para iso, selecciona a cela cun valor numérico na táboa, diríxase á pestana "Inicio", fai clic no botón "Formatación condicional", vai ao elemento "Histogramas" e selecciona o tipo de histograma que che gusta.
Como podes ver, o histograma aparece nunha soa célula. Para aplicar a regra do histograma para todas as celas da táboa, faga clic no botón que apareceu xunto ao histograma e, na xanela que se abre, coloque o interruptor na posición "A todas as celas".
Agora, a nosa táboa dinámica fíxose presentable.
Crea unha táboa dinámica usando o Asistente de táboa dinámica
Podes crear unha táboa dinámica usando o Asistente para táboas dinámicas. Pero, para iso, ten que levar inmediatamente esta ferramenta á barra de ferramentas de acceso rápido. Vaia ao elemento de menú "Arquivo" e faga clic no botón "Opcións".
Na xanela que se abre, diríxase á sección "Barra de ferramentas de acceso rápido". Seleccionamos equipos de equipos nunha cinta. Na lista de elementos buscamos a "Asistente de táboas e gráficos". Selecciona-lo, fai clic no botón "Engadir" e, a continuación, no botón "Aceptar" na esquina inferior dereita da xanela.
Como podes ver, despois das nosas accións, apareceu unha nova icona na barra de ferramentas de acceso rápido. Fai clic nel.
Despois, ábrese o asistente da táboa dinámica. Como podes ver, temos catro opcións para a fonte de datos, dende onde se formará a táboa de pivote:
- nunha lista ou nunha base de datos de Microsoft Excel;
- nunha fonte de datos externa (outro ficheiro);
- en varias gamas de consolidación;
- noutra táboa ou pivote.
A continuación debes escoller o que imos crear, unha táboa ou táboa dinámica. Facemos unha elección e facemos clic no botón "Seguinte".
Despois diso, aparece unha xanela co rango da táboa con datos, que pode cambiar se o desexa, pero non precisamos facelo. Só tes que facer clic no botón "Seguinte".
A continuación, o Asistente para táboas dinámico pídelle que escolla a localización onde se colocará a nova táboa na mesma folla ou nunha nova. Facemos unha elección e facemos clic no botón "Finalizar".
Despois, ábrese unha nova folla co exactamente o mesmo formulario que se abriu da forma habitual para crear unha táboa dinámica. Xa que logo, dedicalo nel non ten sentido.
Todas as outras accións realízanse utilizando o mesmo algoritmo descrito anteriormente.
Como podes ver, podes crear unha táboa dinámica en Microsoft Excel de dous xeitos: do xeito habitual a través do botón da cinta e usando o Asistente para táboas dinámicas. O segundo método proporciona máis funcións adicionais, pero na maioría dos casos, a funcionalidade da primeira opción é bastante suficiente para completar as tarefas. As táboas dinámicas poden xerar datos nos informes segundo case calquera criterio especificado polo usuario na configuración.
