A suite Microsoft Office ten un programa especial para crear unha base de datos e traballar con elas - Access. Non obstante, moitos usuarios prefiren usar unha aplicación máis familiar para estes fins: Excel. Cómpre destacar que este programa ten todas as ferramentas para crear unha base de datos completa (DB). Descubrimos como facelo.
Proceso de creación
A base de datos de Excel é un conxunto estruturado de información distribuída entre as columnas e filas dunha folla.
Segundo a terminoloxía especial, denomínanse filas de bases de datos "rexistros". Cada entrada contén información sobre un obxecto individual.
Chámanse columnas "campos". Cada campo contén un parámetro separado para todos os rexistros.
É dicir, o marco de calquera base de datos en Excel é unha táboa regular.
Creación de táboas
Entón, primeiro hai que crear unha táboa.
- Entramos nos títulos dos campos (columnas) da base de datos.
- Encha o nome dos rexistros (filas) da base de datos.
- Procedemos a encher a base de datos.
- Unha vez que a base de datos se enche, formateamos a información ao noso criterio (tipo de letra, fronteiras, recheo, selección, localización de texto en relación á cela, etc.).
Isto completa a creación do marco de base de datos.
Lección: Como facer unha táboa en Excel
Asignación de atributos de bases de datos
Para que Excel poida percibir a táboa non só como un rango de celas, senón como unha base de datos, necesítanse asignar os atributos axeitados.
- Vai á lapela "Datos".
- Seleccione todo o intervalo da táboa. Fai clic co botón dereito do rato No menú contextual, faga clic no botón "Asignar un nome ...".
- Na gráfica "Nome" indicar o nome que queremos nomear á base de datos. Un requisito previo é que o nome debe comezar cunha letra e non debería haber espazos. Na gráfica "Rango" pode cambiar o enderezo da área da táboa, pero se o seleccionas correctamente, non necesitas cambiar nada aquí. Opcionalmente pode especificar unha nota nun campo separado, pero este parámetro é opcional. Despois de realizar todos os cambios, faga clic no botón "Está ben".
- Fai clic no botón Gardar na parte superior da xanela ou escriba o atallo de teclado Ctrl + S, para gardar a base de datos no disco duro ou soportes extraíbles conectados ao PC.
Podemos dicir que despois diso xa temos unha base de datos preparada. Pode traballar con el no estado tal e como se presenta agora, pero moitas oportunidades serán reducidas. A continuación discutiremos como facer a base de datos máis funcional.
Ordena e filtra
O traballo con bases de datos, en primeiro lugar, permite a posibilidade de organizar, seleccionar e ordenar rexistros. Conecte estas funcións á nosa base de datos.
- Seleccionamos a información do campo pola que nos imos organizar. Fai clic no botón "Ordenar" situado na cinta da lapela "Datos" na caixa de ferramentas Ordenar e filtrar.
A ordenación pode realizarse en case calquera parámetro:
- nome alfabético;
- Data
- número etc.
- Na seguinte xanela que aparece, a pregunta será se usar só a área seleccionada para ordenala ou expandila automaticamente. Elixe a expansión automática e fai clic no botón "Clasificación ...".
- Ábrese a xanela de configuración de ordenación. No campo Ordena por especifique o nome do campo a través do cal se dirixirá.
- No campo "Ordenar" indica exactamente como se realizará. Para unha base de datos é mellor seleccionar un parámetro "Valores".
- No campo "Orde" indique en que orde se levará a cabo a ordenación. Para diferentes tipos de información, nesta ventá móstranse diferentes valores. Por exemplo, para os datos de texto, este será o valor "De A a Z" ou "De Z a A", e para o número - "Ascendente" ou "Descendente".
- É importante asegurarse de que ao redor do valor "Os meus datos conteñen cabeceiras" había unha marca de verificación. Se non o é, hai que poñelo.
Despois de introducir todos os parámetros necesarios, faga clic no botón "Está ben".
Despois diso, a información da base de datos clasificarase segundo a configuración especificada. Neste caso, ordenamos os nomes dos empregados da empresa.
- Unha das ferramentas máis convenientes cando se traballa nunha base de datos Excel é o filtro automático. Seleccionamos todo o rango da base de datos no bloque de configuracións Ordenar e filtrar fai clic no botón "Filtrar".
- Como podes ver, despois diso nas celas cos nomes de campo apareceron pictogramas en forma de triángulos invertidos. Facemos clic na icona da columna cuxo valor imos filtrar. Na xanela que se abre, desmarque os valores cos que queremos ocultar rexistros. Unha vez feita a elección, faga clic no botón "Está ben".
Como podes ver, despois diso, as filas que conteñen os valores dos que desmarcamos quedaron ocultas na táboa.
- Para devolver todos os datos á pantalla, facemos clic na icona da columna que se filtrou e, na xanela que se abre, marque as caixas enfrontadas a todos os elementos. Despois faga clic no botón "Está ben".
- Para eliminar completamente o filtrado, faga clic no botón "Filtrar" na cinta
Lección: Ordena e filtra datos en Excel
Busca
Se hai unha gran base de datos, é conveniente buscala usando unha ferramenta especial.
- Para iso, vaia á lapela "Casa" e na cinta da caixa de ferramentas "Edición" fai clic no botón Busca e resalta.
- Ábrese unha xanela na que desexa especificar o valor desexado. Despois diso, faga clic no botón "Buscar seguinte" ou Atopar todos.
- No primeiro caso, a primeira cela na que hai un valor especificado vólvese activa.
No segundo caso, ábrese toda a lista de celas que conteñen este valor.
Lección: Como facer unha busca en Excel
Conxelar áreas
Ao crear unha base de datos, é conveniente corrixir celas cos nomes de rexistros e campos. Cando se traballa cunha gran base de datos: esta é simplemente unha condición necesaria. Se non, ten que pasar constantemente o tempo percorrendo a folla para ver que fila ou columna corresponde a un determinado valor.
- Seleccione a cela, a área na parte superior e á esquerda da que desexa arranxar. Situarase inmediatamente baixo o encabezado e á dereita dos nomes das entradas.
- Estar na lapela "Ver" fai clic no botón "Áreas de bloqueo"situado no grupo de ferramentas "Xanela". Na lista despregable, seleccione o valor "Áreas de bloqueo".
Agora os nomes de campos e rexistros estarán sempre ante os teus ollos, non importa ata onde se desprace a folla de datos.
Lección: Como fixar unha área en Excel
Desplegar lista
Para algúns campos da táboa, será óptimo organizar unha lista despregable para que os usuarios, ao engadir novos rexistros, poidan especificar só determinados parámetros. Isto é relevante, por exemplo, para un campo "Paul". De feito, só hai dúas opcións: masculina e feminina.
- Crea unha lista adicional. Será o máis conveniente colocalo noutra folla. Nel indicamos a lista de valores que aparecerán na lista despregable.
- Seleccione esta lista e fai clic sobre ela co botón dereito do rato. No menú que aparece, seleccione "Asignar un nome ...".
- Ábrese unha xanela xa familiar para nós. No campo correspondente, asignamos un nome ao noso rango, segundo as condicións mencionadas anteriormente.
- Volvemos á folla coa base de datos. Seleccione o intervalo ao que se aplicará a lista despregable. Vai á lapela "Datos". Fai clic no botón Verificación de datossituado na cinta da caixa de ferramentas "Traballa con datos".
- Ábrese a xanela para comprobar os valores visibles. No campo "Tipo de datos" poña o interruptor en posición Lista. No campo "Fonte" establecer o signo "=" e inmediatamente despois, sen espazo, escriba o nome da lista despregábel, que lle demos un pouco máis alto. Despois diso, faga clic no botón "Está ben".
Agora, cando intenta introducir datos no rango onde se estableceu a restricción, aparece unha lista na que pode escoller entre valores claramente definidos.
Se tenta escribir caracteres arbitrarios nestas celas, aparecerá unha mensaxe de erro. Terá que volver e facer unha entrada correcta.
Lección: Como facer unha lista despregable en Excel
Por suposto, Excel é inferior nas súas capacidades a programas especializados para crear bases de datos. Non obstante, ten ferramentas que na maioría dos casos satisfarán as necesidades dos usuarios que queiran crear unha base de datos. Dado o feito de que as características de Excel, en comparación con aplicacións especializadas, son coñecidas polos usuarios comúns moito mellor, neste aspecto, o desenvolvemento de Microsoft ten incluso algunhas vantaxes.
