Cando se traballa con táboas, a miúdo hai casos en que, ademais dos totais xerais, é necesario eliminar os intermedios. Por exemplo, na táboa de vendas de mercadorías do mes, na que cada fila individual indícase a cantidade de ingresos da venda dun determinado tipo de produto ao día, pode engadir subtotales diarios da venda de todos os produtos e ao final da táboa indique a cantidade de ingresos mensuais totais para a empresa. Descubramos como se poden facer subtotales en Microsoft Excel.
Condicións para o uso da función
Por desgraza, non todas as táboas e conxuntos de datos son adecuados para aplicar subtotales a eles. As principais condicións inclúen as seguintes:
- a táboa debería estar no formato dunha área de celas normal;
- o título da táboa debería estar composto por unha liña e situarse na primeira liña da folla;
- a táboa non debe conter filas con datos baleiros.
Crear subtotais
Para crear subtotais, vaia á pestana "Datos" en Excel. Seleccione calquera cela da táboa. Despois diso, fai clic no botón "Subtotal", que está situado na cinta da caixa de ferramentas "Estrutura".
A continuación, ábrese unha xanela na que desexa configurar subtotales. Neste exemplo, cómpre ver os ingresos totais de todos os produtos para cada día. O valor da data está situado na columna do mesmo nome. Polo tanto, no campo "Cada vez que cambias de", seleccione a columna "Data".
No campo "Operación", seleccione o valor "Cantidade", xa que necesitamos bater o importe do día. Ademais da cantidade, hai moitas outras operacións dispoñibles, entre as que se atopan:
- cantidade;
- máximo;
- mínimo;
- traballo.
Dado que os valores de ingresos aparecen na columna "Importe de ingresos, frega.", Entón no campo "Engadir totais por", seleccionámolo na lista de columnas desta táboa.
Ademais, ten que marcar a caixa, se non está instalada, xunto á opción "Substituír os totais actuais". Isto permitiralle recalcular a táboa, se está a realizar o procedemento para calcular os totais intermedios coa primeira vez, e non duplicar o rexistro dos mesmos totais repetidamente.
Se marca a caixa "Fin de páxina entre grupos", entón ao imprimir, cada bloque da táboa con subtotais imprimirase nunha páxina separada.
Cando marque a caixa fronte ao valor "totais baixo os datos", os subtotais estableceranse baixo o bloque de liñas, cuxa suma está aliñada nelas. Se desmarca esta caixa, mostraranse os resultados enriba das liñas. Pero, é o propio usuario quen determina como está máis cómodo. Para a maioría das persoas, é máis conveniente poñer os totais baixo as liñas.
Despois de completar todos os axustes dos subtotais, faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, os subtotais apareceron na nosa táboa. Ademais, todos os grupos de filas combinados por un subtotal pódense derrubar simplemente facendo clic no signo menos á esquerda da táboa, fronte ao grupo específico.
Así, é posible colapsar todas as filas da táboa, deixando visibles só resultados intermedios e totais.
Tamén hai que destacar que ao cambiar os datos nas filas da táboa, o subtotal recalcularase automaticamente.
Fórmula "INTERMEDIADO. RESULTADOS"
Ademais, é posible mostrar subtotales non a través dun botón da cinta, senón aproveitando a posibilidade de chamar a unha función especial a través do botón "Inserir función". Para iso, despois de facer clic na cela onde se amosarán os subtotais, faga clic no botón especificado, que está situado á esquerda da barra de fórmulas.
Ábrese o Asistente para funcións. Entre a lista de funcións buscamos o elemento "INTERMEDIADO. RESULTADOS". Selecciona-lo e fai clic no botón "OK".
Ábrese unha xanela na que é preciso introducir os argumentos da función. Na liña "Número de función" ten que introducir o número dunha das once opcións de procesamento de datos, a saber:
- valor medio aritmético;
- número de celas;
- número de celas cheas;
- valor máximo na matriz de datos seleccionada;
- valor mínimo;
- produto de datos en células;
- desviación estándar de mostraxe;
- desviación estándar da poboación;
- Cantidade
- varianza de mostra;
- varianza por poboación.
Entón, introducimos no campo ese número de acción que queremos aplicar nun caso concreto.
Na columna "Ligazón 1" debes especificar unha ligazón á matriz de celas para a que desexa establecer valores intermedios. Está permitida a introdución de ata catro matrices diferentes. Ao engadir as coordenadas dun intervalo de celas, aparece de inmediato unha xanela para poder engadir o seguinte rango.
Dado que ingresar manualmente nun rango non é conveniente en todos os casos, pode simplemente facer clic no botón situado á dereita do formulario de entrada.
Ao mesmo tempo, minimizarase a xanela do argumento da función. Agora podes simplemente seleccionar a matriz de datos desexada co cursor. Despois de que se introduce automaticamente no formulario, faga clic no botón situado á dereita del.
A ventá de argumentos de función ábrese de novo. Se precisa engadir unha ou varias matrices de datos, engadiremos segundo o mesmo algoritmo descrito anteriormente. Se non, fai clic no botón "OK".
Despois diso, xeraranse subtotais do intervalo de datos seleccionado na cela na que está situada a fórmula.
A sintaxis desta función é a seguinte: "INTERMEDIADO. RESULTADOS (función_número; enderezos das matrices_células). No noso caso particular, a fórmula terá o seguinte aspecto:" RESULTADOS INTERIORES (9; C2: C6). "Esta función pódese introducir nas celas mediante esta sintaxe. e manualmente, sen chamar ao Asistente para funcións, só hai que lembrar para poñer o signo "=" diante da fórmula da cela.
Como podes ver, hai dúas formas principais de formar resultados intermedios: a través do botón da cinta e a través dunha fórmula especial. Ademais, o usuario debe determinar que valor se mostrará como un total: suma, valor mínimo, medio, máximo, etc.
