Mirando os números secos das táboas, a primeira vista é difícil captar a gran imaxe que representan. Pero, Microsoft Excel ten unha ferramenta de visualización gráfica coa que pode visualizar os datos contidos nas táboas. Isto permítelle absorber a información con máis facilidade e rapidez. Esta ferramenta chámase formato condicional. Vexamos como usar o formato condicional en Microsoft Excel.
Opcións de formato condicionais sinxelas
Para dar formato a unha determinada área de celas, cómpre seleccionar esta área (a maioría das veces unha columna), e na pestana "Inicio", faga clic no botón "Formatación condicional", que está situado na cinta da barra de ferramentas "Estilos".
Despois, ábrese o menú de formato condicional. Aquí ten tres tipos principais de formato:
- Histogramas
- Escalas dixitais;
- As insignias.
Para formatar condicionalmente como histograma, selecciona a columna de datos e fai clic no elemento de menú correspondente. Como podes ver, parecen seleccionarse varios tipos de histogramas con gradiente e recheo sólido. Elixe aquel que, na súa opinión, sexa máis acorde co estilo e contido da táboa.
Como podes ver, os histogramas apareceron nas celas seleccionadas da columna. Canto maior sexa o valor numérico nas células, máis será o histograma. Ademais, en versións de Excel 2010, 2013 e 2016, é posible mostrar correctamente valores negativos nun histograma. Pero a versión do 2007 non ten tal oportunidade.
Cando se usa unha barra de cores no canto dun histograma, tamén é posible seleccionar varias opcións para esta ferramenta. Neste caso, por regra xeral, canto máis grande estea situado na cela, máis saturará a cor da escala.
A ferramenta máis interesante e complexa de este conxunto de funcións de formato son as iconas. Hai catro grupos principais de iconas: direccións, formas, indicadores e valoracións. Cada opción seleccionada polo usuario implica o uso de diferentes iconas á hora de avaliar o contido da cela. Toda a área seleccionada está dixitalizada por Excel e todos os valores das celas divídense en partes segundo os valores especificados nelas. As iconas verdes aplícanse aos valores máis grandes, o rango amarelo aos valores do rango medio e os valores situados no terzo máis pequeno están marcados con iconas vermellas.
Ao escoller as frechas, como iconas, ademais do deseño da cor, tamén se usa a sinalización en forma de indicacións. Así, a frecha cara a arriba aplícase a valores grandes, á esquerda - a valores medios, cara a abaixo - a pequenos. Cando se usan figuras, os maiores valores están marcados cun círculo, medio cun triángulo e pequeno con rombo.
Regras de selección de celas
Por defecto, úsase unha regra na que todas as celas do fragmento seleccionado están indicadas por unha determinada cor ou icona, segundo os valores situados nelas. Pero, usando o menú, que xa mencionamos anteriormente, pode aplicar outras regras de nomeamento.
Fai clic no elemento do menú "Regras de selección de celas". Como podes ver, hai sete regras básicas:
- Máis;
- Menos;
- Igualmente;
- Entre;
- Data
- Duplicar valores.
Considere a aplicación destas accións por exemplos. Seleccione o rango de celas e faga clic no elemento "Máis ...".
Ábrese unha xanela na que é preciso establecer valores superiores a que número se resaltará. Isto faise no campo "Formatar celas que sexan maiores". Por defecto, o valor medio do rango introdúcese automaticamente aquí, pero pode definir calquera outro, ou especificar o enderezo da cela que contén este número. Esta última opción é axeitada para táboas dinámicas nas que os datos cambian constantemente, ou para unha cela onde se aplica a fórmula. Por exemplo, fixamos o valor en 20.000.
No seguinte campo, cómpre decidir como se resaltarán as celas: recheo vermello claro e cor vermella escura (por defecto); texto de recheo amarelo e amarelo; texto vermello, etc. Ademais, existe un formato personalizado.
Cando vas a este elemento, ábrese unha xanela na que pode editar a selección, case como queiras, usando varias opcións de letra, recheos e bordos.
Despois de ter decidido, cos valores na xanela de configuración das regras de selección, faga clic no botón "OK".
Como podes ver, as celas están seleccionadas, segundo a regra establecida.
Polo mesmo principio, os valores atribúense ao aplicar as regras Menos, Entre e Iguais. Só no primeiro caso, as celas asignaranse menos do valor que vostede estableza; no segundo caso, establécese un intervalo de números, as celas ás que se asignarán; no terceiro caso, especifícase un número específico e só serán seleccionados os que o conteñan.
O texto contén unha regra de selección aplícase principalmente ás celas de formato de texto. Na xanela de configuración das regras, debes especificar a palabra, parte da palabra ou un conxunto secuencial de palabras, cando se atopen, resaltarán as celas correspondentes no xeito que estableceu.
A regra de data aplícase ás celas que conteñen valores nun formato de data. Ao mesmo tempo, nos axustes pode configurar a selección de celas en cando ocorreu ou sucederá o evento: hoxe, onte, mañá, durante os últimos 7 días, etc.
Aplicando a regra "Repetir valores", pode configurar a selección de celas segundo se os datos colocados nelas coinciden cun dos criterios: se os datos se repiten ou únicos.
Regras para seleccionar os primeiros e últimos valores
Ademais, o menú de formato condicional ten outro elemento interesante: "Regras para seleccionar o primeiro e o último valor." Aquí pode configurar a selección de só os valores máis grandes ou máis pequenos no intervalo de celas. Ao mesmo tempo, pódese usar a selección, tanto por valores ordinais como por porcentaxe. Hai os seguintes criterios de selección que se indican nos correspondentes elementos do menú:
- Os primeiros 10 elementos;
- Primeiro 10%;
- Os últimos 10 elementos;
- Último 10%;
- Por riba da media;
- Por baixo da media.
Pero, despois de facer clic no elemento correspondente, pode cambiar lixeiramente as regras. Ábrese unha xanela na que se selecciona o tipo de selección e, se o desexa, pode establecer un bordo de selección diferente. Por exemplo, ao facer clic no elemento "Primeiros 10 elementos", na xanela que se abre, no campo "Formatear as primeiras celas", substitúe o número 10 por 7. Así, despois de facer clic no botón "Aceptar", non se destacarán os 10 maiores valores, pero só 7.
Crea regras
Por riba, falamos das regras que xa están establecidas en Excel, e o usuario pode simplemente seleccionar calquera delas. Pero, ademais, se o desexa, o usuario pode crear as súas propias regras.
Para iso, fai clic sobre o elemento "Outras regras ..." situado na parte inferior da lista en calquera subsección do menú de formato condicional ou faga clic no elemento "Crear unha regra ..." situado na parte inferior do menú principal de formato condicional.
Ábrese unha xanela onde ten que escoller un dos seis tipos de regras:
- Formata todas as celas en función dos seus valores;
- Formatee só celas que conteñan;
- Formata só o primeiro e último valores;
- Formatee só valores por encima ou por baixo da media;
- Formata só valores únicos ou duplicados;
- Use unha fórmula para definir as celas formateadas.
Segundo o tipo de regras seleccionado, na parte inferior da xanela é preciso configurar un cambio na descrición das regras establecendo os valores, os intervalos e outros valores, dos que xa comentamos a continuación. Só neste caso, a definición destes valores será máis flexible. Iníciase inmediatamente, cambiando o tipo de letra, os bordes e o recheo, como quedará exactamente a selección. Despois de completar toda a configuración, ten que facer clic no botón "Aceptar" para gardar os cambios.
Xestión de regras
En Excel, pode aplicar varias regras á vez no mesmo rango de celas, pero só se amosará na pantalla a última regra introducida. Para regular a implementación de varias regras sobre un determinado rango de celas, cómpre seleccionar este rango e no menú principal para a formato condicional, diríxase ao elemento de xestión de regras.
Ábrese unha xanela onde se presentan todas as regras que se aplican ao rango de celas seleccionado. As regras aplícanse de arriba cara abaixo a medida que se enumeran. Así, se as regras se contradín entre si, de feito, a execución de só as máis recentes delas aparece na pantalla.
Para cambiar as regras, hai botóns en forma de frechas apuntando cara arriba e cara abaixo. Para que se mostre unha regra na pantalla, cómpre seleccionala e facer clic no botón en forma de frecha apuntando cara abaixo ata que a regra leve a última liña da lista.
Hai outra opción. Debe marcar a caixa na columna co nome "Deter se é verdade" fronte á regra que necesitamos. Así, superando as regras de arriba abaixo, o programa deterase precisamente da regra próxima á que esta marca está e non baixará, o que significa que esta regra se cumprirá.
Na mesma xanela hai botóns para crear e cambiar a regra seleccionada. Despois de facer clic nestes botóns, iníciase a xanela para crear e cambiar as regras, que comentamos anteriormente.
Para eliminar unha regra, cómpre seleccionala e facer clic no botón "Eliminar regra".
Ademais, pode eliminar as regras a través do menú principal de formato condicional. Para iso, fai clic no elemento "Eliminar regras". Ábrese un submenú onde pode escoller unha das opcións de eliminación: elimine as regras só no rango de celas seleccionado ou elimine absolutamente todas as regras que están na folla de traballo de Excel aberta.
Como podes ver, a formato condicional é unha ferramenta moi potente para visualizar datos nunha táboa. Con ela, pode configurar a táboa de xeito que a información xeral sobre ela sexa asimilada polo usuario dunha ollada. Ademais, a formato condicional ofrece un gran atractivo estético ao documento.
