Ao desenvolver grandes proxectos, a forza dun empregado a miúdo non é suficiente. Todo un grupo de especialistas participa neste traballo. Por suposto, cada un deles debería ter acceso ao documento, que é obxecto dun traballo conxunto. Neste sentido, a cuestión de garantir o acceso colectivo simultáneo faise moi urxente. Excel ten á súa disposición ferramentas que poden proporcionalo. Entendamos os matices da aplicación Excel nas condicións de traballo simultáneo de varios usuarios cun libro.
Proceso de traballo en equipo
Excel non só proporciona acceso xeral ao ficheiro, senón que tamén pode resolver algúns outros problemas que aparecen no curso da colaboración cun libro. Por exemplo, as ferramentas de aplicación permiten rastrexar os cambios realizados por distintos participantes, así como aprobalos ou rexeitalos. Descubriremos o que o programa pode ofrecer aos usuarios que se enfrontan a unha tarefa similar.
Compartir
Pero todos comezamos por descubrir como compartir un ficheiro. En primeiro lugar, hai que dicir que o procedemento para habilitar o modo de colaboración cun libro non se pode realizar no servidor, senón só no ordenador local. Polo tanto, se o documento está almacenado no servidor, hai que transferilo ao seu PC local e hai que realizar todas as accións descritas a continuación.
- Despois de crear o libro, diríxase á pestana "Revisar" e fai clic no botón "Acceso ao libro"que está situado no bloque de ferramentas "Cambiar".
- A continuación, a xanela de control de acceso a ficheiros está activada. Marque a caixa xunto ao parámetro nel. "Permitir a varios usuarios editar o libro ao mesmo tempo". A continuación, fai clic no botón "Está ben" na parte inferior da xanela.
- Aparece un cadro de diálogo no que se lle solicita gardar o ficheiro cos cambios realizados nel. Fai clic no botón "Está ben".
Tras os pasos anteriores, abrirase a compartición do ficheiro desde diferentes dispositivos e baixo diferentes contas de usuario. Isto indícase no feito de que na parte superior da xanela despois do título do libro aparece o nome do modo de acceso - "Xeral". Agora o ficheiro pódese transferir de novo ao servidor.
Configuración de parámetros
Ademais, todos na mesma xanela de acceso a ficheiros, pode configurar a configuración de funcionamento simultáneo. Podes facelo inmediatamente cando activa o modo de colaboración ou pode editar a configuración un pouco máis tarde. Pero, por suposto, só o usuario principal que coordina o traballo global co ficheiro pode xestionalos.
- Vai á lapela "Detalles".
- Aquí pode especificar se debe manter os rexistros de cambios e, se é así, a que hora (por defecto están incluídos 30 días).
Tamén determina como actualizar os cambios: só cando o libro está gardado (por defecto) ou despois dun período de tempo especificado.
Un parámetro moi importante é o elemento "Para cambios conflitivos". Indica como debe comportarse o programa se varios usuarios están editando simultaneamente a mesma cela. Por defecto, establécese a condición de solicitude constante, as accións das que os participantes do proxecto teñen vantaxes. Pero podes incluír unha condición constante baixo a cal a vantaxe será sempre a que logrou salvar o cambio primeiro.
Ademais, se o desexa, pode desactivar as opcións de impresión e filtros da vista persoal desmarcando os elementos correspondentes.
Despois diso, non esquezas cometer os cambios realizados facendo clic no botón "Está ben".
Apertura dun ficheiro compartido
A apertura dun ficheiro no que se habilita compartir ten algunhas características.
- Inicie Excel e vaia á lapela Arquivo. A continuación, fai clic no botón "Abrir".
- Iníciase a xanela aberta do libro. Vai ao directorio do servidor ou disco duro do PC onde está o libro. Seleccione o seu nome e faga clic no botón "Abrir".
- Ábrese o libro xeral. Agora, se o desexamos, podemos cambiar o nome baixo o cal imos presentar os cambios de ficheiro no rexistro. Vai á lapela Arquivo. A continuación pasamos á sección "Opcións".
- Na sección "Xeral" hai un bloque de configuración "Personalizar Microsoft Office". Aquí no campo Nome de usuario Podes cambiar o nome da túa conta a calquera outro. Despois de completar todos os axustes, faga clic no botón "Está ben".
Agora podes comezar a traballar co documento.
Ver as accións dos membros
A colaboración prevé un seguimento e coordinación constantes das accións de todos os membros do grupo.
- Para ver as accións realizadas por un usuario específico mentres traballa nun libro, estar na lapela "Revisar" fai clic no botón Correcciónsque está no grupo de ferramentas "Cambiar" na cinta No menú que se abre, faga clic no botón Resalte as correccións.
- Ábrese a xanela de revisión do parche. De xeito predeterminado, despois de que o libro se comparta, o seguimento das correccións actívase automaticamente, como o demostra unha marca de verificación xunto ao elemento correspondente.
Todas as modificacións están rexistradas, pero de xeito predeterminado na pantalla móstranse como marcas de cor das celas na súa esquina superior esquerda, só desde a última vez que un dos usuarios gardou o documento. Ademais, téñense en conta as correccións de todos os usuarios de toda a folla. As accións de cada participante están marcadas nunha cor separada.
Se pasas por unha cela marcada, ábrese unha nota que indica quen e cando se realizou a acción correspondente.
- Para cambiar as regras para mostrar as correccións, volvemos á xanela de configuración. No campo "Por tempo" As seguintes opcións están dispoñibles para seleccionar un período para ver as correccións:
- mostrar desde a última gardada;
- todas as correccións almacenadas na base de datos;
- os que aínda non foron vistos;
- a partir da data específica indicada.
No campo "Usuario" pode seleccionar un participante específico cuxas correccións se amosarán, ou deixar unha mostra das accións de todos os usuarios, excepto de ti.
No campo "Rango", pode especificar un intervalo específico na folla, que terá en conta as accións dos membros do equipo para mostrar na súa pantalla.
Ademais, marcando as caixas xunto aos elementos individuais, pode habilitar ou desactivar as correccións destacadas na pantalla e mostrar os cambios nunha folla separada. Despois de establecer toda a configuración, faga clic no botón "Está ben".
- Despois diso, as accións dos participantes mostraranse na folla tendo en conta a configuración introducida.
Revisión de usuarios
O usuario principal ten a posibilidade de aplicar ou rexeitar edicións doutros participantes. Isto require os seguintes pasos.
- Estar na lapela "Revisar"fai clic no botón Correccións. Selecciona elemento Aceptar / Rexeitar as correccións.
- A continuación, ábrese unha xanela de revisión de parches. Nela, cómpre facer a configuración para seleccionar os cambios que queremos aprobar ou rexeitar. As operacións nesta xanela realízanse segundo o mesmo tipo que consideramos na sección anterior. Despois de facer a configuración, faga clic no botón "Está ben".
- Na seguinte xanela móstranse todas as correccións que satisfán os parámetros que seleccionamos anteriormente. Tras destacar unha corrección específica na lista de accións e facendo clic no botón correspondente situado na parte inferior da xanela baixo a lista, pode aceptar este elemento ou rexeitalo. Tamén existe a posibilidade de aceptación ou rexeitamento de grupo de todas estas operacións.
Eliminar usuario
Hai momentos nos que un usuario individual debe ser eliminado. Isto pode deberse a que deixou o proxecto e só por motivos técnicos, por exemplo, se a conta se ingresou incorrectamente ou o participante comezou a funcionar desde outro dispositivo. En Excel hai tal oportunidade.
- Vai á lapela "Revisar". En bloque "Cambiar" na cinta fai clic no botón "Acceso ao libro".
- Ábrese a ventá familiar de control de acceso a ficheiros. Na lapela Editar Hai unha lista de todos os usuarios que traballan con este libro. Seleccione o nome da persoa que desexa eliminar e faga clic no botón Eliminar.
- Despois, ábrese un cadro de diálogo no que se avisa de que, se este participante está editando o libro neste momento, non se gardarán todas as súas accións. Se confía na túa decisión, faga clic "Está ben".
O usuario eliminarase.
Restricións xerais do libro
Por desgraza, o traballo simultáneo cun ficheiro en Excel prevé varias limitacións. Nun ficheiro compartido, ningún dos usuarios, incluído o participante principal, pode realizar as seguintes operacións:
- Crear ou modificar scripts;
- Crear táboas
- Separar ou fusionar celas;
- Manipular con datos XML
- Crea novas táboas;
- Eliminar follas;
- Realiza formatos condicionais e outras accións.
Como podes ver, as restricións son bastante significativas. Se, por exemplo, pódese facer sen traballar con datos XML, sen crear táboas, non se imaxina traballar en Excel. Que facer se precisa crear unha nova táboa, combinar celas ou realizar calquera outra acción da lista anterior? Hai unha solución e é moi sinxela: ten que desactivar temporalmente a compartición de documentos, facer os cambios necesarios e volver conectar a función de colaboración.
Desactivar o uso compartido
Cando finalice o traballo no proxecto ou, se é necesario facer cambios no ficheiro, da lista da que falamos na sección anterior, debes desactivar o modo de colaboración.
- En primeiro lugar, todos os participantes deberán gardar os cambios e saír do ficheiro. Só o usuario principal permanece para traballar co documento.
- Se precisa gardar o rexistro de operacións despois de eliminar o acceso compartido, estar na lapela "Revisar"fai clic no botón Correccións na cinta No menú que se abre, seleccione "Resalte as correccións ...".
- Ábrese a xanela de resaltar o parche. A configuración aquí debe ser organizada do seguinte xeito. No campo "A tempo" parámetro definido "Todo". Fronte aos nomes de campo "Usuario" e "Rango" debería desmarcar. Debe realizarse un procedemento similar co parámetro "Resaltar as correccións na pantalla". Pero fronte ao parámetro "Fai cambios nunha folla separada"pola contra, debería establecerse unha marca. Despois de todas as manipulacións anteriores, faga clic no botón "Está ben".
- Despois, o programa formará unha nova folla chamada Revista, que conterá toda a información sobre a edición deste ficheiro en forma de táboa.
- Agora queda desactivar directamente a compartición. Para iso, está situado na lapela "Revisar", fai clic no botón que xa coñecemos "Acceso ao libro".
- Iníciase a xanela de control de compartición. Vai á lapela Editarse a xanela se lanzou noutra lapela. Desmarque o elemento "Permitir que varios usuarios modifiquen o ficheiro ao mesmo tempo". Para solucionar os cambios, faga clic no botón "Está ben".
- Ábrese un cadro de diálogo no que se avisa de que realizar esta acción fará imposible compartir o documento. Se confía firmemente na decisión tomada, faga clic no botón Si.
Despois dos pasos anteriores, o intercambio de ficheiros pecharase e o rexistro de parches borrarase. A información sobre as operacións realizadas anteriormente agora pódese ver baixo a forma dunha táboa só nunha folla Revistase foron realizadas con anterioridade accións adecuadas para gardar esta información.
Como podes ver, o programa Excel ofrece a posibilidade de permitir o intercambio de ficheiros e o traballo simultáneo con el. Ademais, empregando ferramentas especiais podes rastrexar as accións de membros individuais do grupo de traballo. Este modo aínda ten algunhas limitacións funcionais que, sen embargo, poden evitarse ao deshabilitar temporalmente o acceso compartido e realizar as operacións necesarias en condicións normais de traballo.
