Consultas SQL en Microsoft Excel

SQL é unha linguaxe de programación popular que se usa ao traballar con bases de datos (DB). Aínda que hai unha aplicación separada chamada Access para operacións de bases de datos en Microsoft Office, Excel tamén pode funcionar con bases de datos realizando consultas SQL. Descubrimos como formular unha solicitude similar de varias maneiras.

Vexa tamén: Como crear unha base de datos en Excel

Creación de consulta SQL en Excel

A linguaxe de consulta SQL difire dos análogos porque case todos os sistemas de xestión de bases de datos modernos funcionan con el. Por iso, non é de estrañar que un procesador de táboas tan avanzado como Excel, que ten moitas funcións adicionais, tamén saiba traballar con este idioma. Os usuarios de SQL que utilizan Excel poden organizar moitos datos tabulares diferentes.

Método 1: usa un complemento

Pero primeiro, vexamos a opción cando se pode crear unha consulta SQL desde Excel non empregando ferramentas estándar, senón usando un complemento de terceiros. Un dos mellores complementos que realizan esta tarefa é o kit de ferramentas XLTools que, ademais desta característica, ofrece unha serie de outras funcións. Certo, débese notar que o período gratuíto para usar a ferramenta é de só 14 días, e entón terás que mercar unha licenza.

Descarga o complemento XLTools

1. Despois de descargar o ficheiro de complemento xltools.exedebería proceder á súa instalación. Para iniciar o instalador, faga dobre clic no botón esquerdo do rato no ficheiro de instalación. Despois, abrirase unha xanela na que terá que confirmar o seu acordo co contrato de licenza para o uso de produtos Microsoft - NET Framework 4. Para iso, basta con premer no botón "Acepto" na parte inferior da xanela.



2. Despois diso, o instalador descarga os ficheiros necesarios e comeza o proceso de instalación deles.



3. A continuación abrirase unha xanela na que deberá confirmar o seu consentimento para instalar este complemento. Para iso, fai clic no botón Instala.



4. Entón comeza o procedemento de instalación do complemento.



5. Despois da súa conclusión, abrirase unha xanela na que se informará de que a instalación se completou con éxito. Na xanela especificada, só tes que facer clic no botón Pechar.



6. O complemento está instalado e agora podes executar o ficheiro Excel no que necesitas organizar a consulta SQL. Xunto coa folla de Excel, ábrese unha xanela para introducir o código de licenza XLTools. Se tes un código, debes introducilo no campo adecuado e facer clic no botón "Está ben". Se desexa empregar a versión gratuíta durante 14 días, faga clic no botón Licenza de proba.



7. Ao elixir unha licenza de proba, ábrese outra pequena xanela onde é preciso especificar o seu nome e apelidos (pode usar un alias) e un correo electrónico. Despois diso, faga clic no botón "Comezar o período de proba".



8. A continuación, volvemos á xanela da licenza. Como podes ver, os valores que introduciu xa se amosan. Agora só tes que facer clic no botón "Está ben".



9. Despois de realizar as manipulacións anteriores, aparecerá unha nova lapela na súa instancia de Excel - "XLTools". Pero non temos présa para entrar nel. Antes de crear unha consulta, debemos converter a matriz de táboas coa que traballaremos na chamada táboa "intelixente" e darlle un nome.
   Para iso, selecciona a matriz especificada ou calquera elemento desta. Estar na lapela "Casa" fai clic na icona "Formatear como táboa". Colócase na cinta da caixa de ferramentas. Estilos. Despois abrirase unha lista de selección de varios estilos. Elixe o estilo que pensas que é necesario. A elección especificada non afectará de ningún xeito a funcionalidade da táboa, polo que basta a súa elección só en función das preferencias de visualización visual.



10. Tras isto, comeza unha pequena xanela. Indica as coordenadas da táboa. Por regra xeral, o propio programa "recolle" o enderezo completo da matriz, aínda que seleccione só unha cela. Pero por se acaso, non molesta comprobar a información que hai no campo "Especifique a situación dos datos da táboa". Tamén preste atención aos artigos próximos Táboa de cabeceira, houbo unha marca de verificación se as cabeceiras da túa matriz están realmente presentes. Despois faga clic no botón "Está ben".



11. Despois diso, todo o rango especificado formatearase como unha táboa, que afectará tanto ás súas propiedades (por exemplo, estiramento) como á visualización. Á táboa especificada recibirase un nome. Para recoñecelo e cambialo a vontade, fai clic en calquera elemento da matriz. Na cinta aparece un grupo adicional de pestanas - "Traballando con táboas". Mover á pestana "Deseñador"colocado nel. Na cinta da caixa de ferramentas "Propiedades" no campo "Nome da táboa" indicarase o nome da matriz que o programa asignado automaticamente.



12. Se o desexa, o usuario pode cambiar este nome a un máis informativo, simplemente introducindo a opción desexada no campo desde o teclado e premendo a tecla Introduza.



13. Despois, a mesa está lista e poderá proceder directamente á organización da solicitude. Mover á pestana "XLTools".



14. Despois de ir á cinta da caixa de ferramentas "Consultas SQL" fai clic na icona Executar SQL.



15. Iníciase a xanela de execución da consulta SQL. Na súa zona esquerda, debes indicar a folla do documento e a táboa da árbore de datos para a que se xerará a solicitude.

    No panel dereito da xanela, que ocupa a maior parte del, está o propio editor de consultas SQL. É necesario escribir nel o código do programa. Os nomes das columnas da táboa seleccionada alí xa se amosarán automaticamente. As columnas para o procesamento seleccionanse mediante o comando SELECCIONA. É necesario deixar na lista só aquelas columnas que desexa que o comando especificado poida procesar.

    A continuación escríbese o texto do comando que desexa aplicar aos obxectos seleccionados. Os equipos están compostos mediante operadores especiais. Aquí están as instrucións básicas de SQL:

    • ORDE POR - clasificación de valores;
    • Únete - unirse ás táboas;
    • GRUPO POR - agrupación de valores;
    • RESUMO - suma de valores;
    • Distinguido - eliminación de duplicados.

    Ademais, os operadores poden utilizarse para construír unha consulta MAX, MIN, Promedio, COUNT, Á esquerda e outros

    Na parte inferior da xanela debería indicar onde se mostrará o resultado do procesamento. Esta pode ser unha nova folla do libro (por defecto) ou un rango específico da folla actual. Neste último caso, cómpre mover o interruptor na posición adecuada e especificar as coordenadas deste rango.

    Unha vez feita a solicitude e feitos os axustes correspondentes, faga clic no botón Corre na parte inferior da xanela. Despois, realizarase a operación introducida.

Lección: Táboas intelixentes en Excel

Método 2: use as ferramentas Excel incorporadas

Tamén hai un xeito de crear unha consulta SQL contra unha fonte de datos seleccionada usando as ferramentas incorporadas de Excel.

1. Comezamos o programa Excel. Despois diso, vaia á lapela "Datos".



2. Na caixa de ferramentas "Obter datos externos"situado na cinta, faga clic na icona "Desde outras fontes". Ábrese unha lista de opcións máis. Escolle o elemento nel "Do asistente de conexión de datos".



3. Comeza Asistente de conexión de datos. Na lista de tipos de fontes de datos, seleccione "ODBC DSN". Despois diso, faga clic no botón "Seguinte".



4. Ábrese a xanela Asistentes de conexión de datosno que desexa seleccionar o tipo de fonte. Escolle un nome "Base de datos de MS Access". Despois faga clic no botón "Seguinte".



5. Ábrese unha pequena xanela de navegación na que debes ir ao directorio de localización de bases de datos en formato mdb ou accdb e seleccionar o ficheiro de base de datos desexado. A navegación entre as unidades lóxicas faise nun campo especial. Discos. Entre os directorios, faise unha transición na área central da xanela chamada "Catálogos". Os ficheiros do directorio actual móstranse no panel esquerdo da xanela se teñen a extensión mdb ou accdb. Nesta área é preciso seleccionar o nome do ficheiro e, a continuación, faga clic no botón "Está ben".



6. Despois, lanza a xanela de selección da táboa na base de datos especificada. Na área central, seleccione o nome da táboa desexada (se hai varios) e logo faga clic no botón "Seguinte".



7. Despois, ábrese a xanela do ficheiro de conexión de datos para gardar. Aquí tes a información básica sobre a conexión que configuramos. Nesta xanela, só tes que facer clic no botón Feito.



8. Iníciase unha xanela de importación de datos de Excel nunha folla de traballo de Excel. Nel podes especificar en que forma desexa que se presenten os datos:
   • Táboa;
   • Informe da táboa dinámica;
   • Cadro de resumo.

   Escolle a opción que precisa. É preciso un pouco máis baixo para indicar onde deben colocar os datos: nunha folla nova ou na folla actual. Neste último caso, tamén é posible seleccionar as coordenadas de localización. Por defecto, os datos colócanse na folla actual. A esquina superior esquerda do obxecto importado está situada na cela A1.

   Despois de especificar todos os axustes de importación, faga clic no botón "Está ben".



9. Como podes ver, a táboa da base de datos móvese á folla. Despois pasamos á lapela "Datos" e fai clic no botón Conexións, que está situado na cinta na caixa de ferramentas co mesmo nome.



10. Despois, lanzarase a xanela para conectarse ao libro. Nel vemos o nome da base de datos previamente conectada. Se hai varias bases de datos conectadas, seleccione a necesaria e seleccione. Despois diso, faga clic no botón "Propiedades ..." no lado dereito da xanela.



11. Iníciase a xanela das propiedades da conexión. Mudamos nela ata a lapela "Definición". No campo Texto de equiposituado na parte inferior da xanela actual, escribimos o comando SQL de acordo coa sintaxe deste idioma, do que brevemente falamos ao considerar Método 1. Despois faga clic no botón "Está ben".



12. Despois diso, o sistema regresa automaticamente á xanela de conexión do libro. Só podemos facer clic no botón "Actualizar" nela. Realízase unha solicitude á base de datos, despois da que a base de datos devolve os resultados do seu procesamento á folla de Excel, á táboa que antes transferimos.

Método 3: Conéctate a SQL Server

Ademais, a través de ferramentas de Excel, pode conectarse a SQL Server e enviar consultas a el. Crear unha solicitude non difire da opción anterior, pero antes de nada, cómpre establecer a conexión en si. Vexamos como facelo.

1. Comezamos o programa Excel e pasamos á lapela "Datos". Despois diso, faga clic no botón "Desde outras fontes", que se coloca na cinta no bloque de ferramentas "Obter datos externos". Esta vez, na lista despregable, seleccione a opción "De SQL Server".



2. Isto abre a xanela para conectarse ao servidor de bases de datos. No campo "Nome do servidor" indique o nome do servidor ao que estamos conectando. No grupo de parámetros Información da conta cómpre decidir como terá lugar a conexión: usando a autenticación de Windows ou introducindo un nome de usuario e un contrasinal. Fixamos o interruptor segundo a decisión. Se escolleu a segunda opción, ademais terás que introducir un nome de usuario e un contrasinal nos campos apropiados. Despois de completar todos os axustes, faga clic no botón "Seguinte". Despois de realizar esta acción, ten lugar unha conexión co servidor especificado. Os pasos máis para organizar unha consulta á base de datos son similares aos que describimos no método anterior.

Como podes ver, en Excel Excel, pódese organizar unha consulta tanto coas ferramentas incorporadas do programa como coa axuda de complementos de terceiros. Cada usuario pode escoller a opción que lle resulta máis conveniente e máis adecuada para resolver unha tarefa específica. Aínda que, en xeral, as funcións do complemento XLTools aínda son algo máis avanzadas que as ferramentas Excel incorporadas. A principal desvantaxe de XLTools é que o prazo para uso gratuíto do complemento está limitado a só dúas semanas naturais.