Cantas veces recibes e envías cartas, máis correspondencia garda no teu computador. E, por suposto, isto leva a que o disco quede sen espazo. Ademais, isto pode facer que Outlook deixe de aceptar correos electrónicos. Neses casos, debes controlar o tamaño da túa caixa de correo e, se é necesario, eliminar cartas innecesarias.
Non obstante, para liberar espazo, non é necesario eliminar todas as letras. O máis importante pode simplemente ser arquivado. Explicaremos como facelo nesta instrución.
En total, Outlook ofrece dúas formas de arquivar o correo. O primeiro é automático e o segundo manual.
Arquivo automático de mensaxes
Comezamos polo xeito máis conveniente: este é o arquivado automático de correo.
As vantaxes deste método son que Outlook arquivará os seus correos electrónicos sen a súa participación.
As desvantaxes inclúen o feito de que todas as cartas serán arquivadas, tanto necesarias como innecesarias.
Para configurar o arquivado automático, faga clic no botón "Opcións" do menú "Arquivo".
A continuación, vaia á pestana "Avanzado" e no grupo "Arquivo automático", faga clic no botón "Axustes de arquivo automático".
Agora queda definir a configuración necesaria. Para iso, marque a caixa "Arquivado automático cada ... días" e aquí fixamos o período de arquivo en días.
A continuación, configura a configuración como desexe. Se desexa que Outlook solicite confirmación antes de iniciar o arquivamento, seleccione a caixa de verificación "Solicitar antes do arquivo automático", se non é necesario, desmarque a caixa de verificación e o programa fará todo por si só.
A continuación pode configurar a eliminación automática de letras antigas, onde tamén se pode establecer a "idade" máxima da carta. E tamén determine que facer coas letras antigas: móvaas a un cartafol separado ou eliminalas.
Unha vez realizada a configuración necesaria, podes facer clic no botón "Aplicar configuración a todos os cartafoles".
Se desexa escoller os cartafoles que quere arquivar, entón neste caso terás que entrar nas propiedades de cada cartafol e configurar alí o arquivamento automático.
E finalmente, fai clic en "Aceptar" para confirmar a configuración.
Para cancelar o arquivado automático, basta con desmarcar a caixa "Arquivo automático cada ... días".
Arquivado manual de letras
Agora analizaremos o método de arquivo manual.
Este método é moi sinxelo e non require ningunha configuración adicional dos usuarios.
Para enviar unha carta ao arquivo, cómpre seleccionala na lista de letras e facer clic no botón "Arquivar". Para arquivar un grupo de letras, basta con seleccionar as letras necesarias e logo premer o mesmo botón.
Este método tamén ten os seus pros e contras.
Entre as vantaxes inclúes o feito de que vostede mesmo escolla que cartas require arquivar. Ben, menos é o arquivo manual.
Así, o cliente de correo de Outlook ofrece aos seus usuarios varias opcións para crear un arquivo de cartas. Para obter máis fiabilidade, podes usar os dous. É dicir, para os iniciadores, configure o arquivado automático e logo, segundo sexa necesario, envíe cartas ao arquivo e elimine os innecesarios.
