Para a comodidade de traballar cunha gran variedade de datos en táboas, sempre deben ordenarse segundo un criterio específico. Ademais, para cumprir obxectivos específicos, ás veces non se necesita toda a matriz de datos, senón só filas individuais. Por iso, para non confundirse nunha enorme cantidade de información, unha solución racional é organizar os datos e filtralos doutros resultados. Descubramos como se clasifican e filtran os datos en Microsoft Excel.
Fácil clasificación de datos
A ordenación é unha das ferramentas máis convenientes cando se traballa en Microsoft Excel. Usándoo, pode dispor as filas da táboa por orde alfabética segundo os datos das celas da columna.
A ordenación dos datos en Microsoft Excel pódese realizar co botón "Ordenar e filtrar", que se atopa na pestana "Inicio" da cinta da barra de ferramentas "Edición". Pero, primeiro, debemos facer clic en calquera cela da columna pola que imos ordenar.
Por exemplo, na táboa seguinte, debes ordenar os empregados por orde alfabética. Entramos en calquera cela da columna "Nome" e facemos clic no botón "Ordenar e filtrar". Para ordenar os nomes por orde alfabética, seleccione "Ordenar de A a Z" na lista que aparece.
Como podes ver, todos os datos da táboa sitúanse, segundo a lista alfabética de nomes.
Para ordenar na orde inversa, no mesmo menú, seleccione o botón Ordenar de Z a A. "
A lista é reordenada en orde inversa.
Cómpre sinalar que este tipo de ordenación só se indica cun formato de datos de texto. Por exemplo, no formato numérico, indícase a ordenación "De mínimo a máximo" (e viceversa), e para o formato de data, "De vello a novo" (e viceversa).
Clasificación personalizada
Pero, como podes ver, cos tipos indicados de ordenación por un valor, os datos que conteñen os nomes dunha mesma persoa están dispostos dentro dun rango nunha orde arbitraria.
Pero e se queremos ordenar os nomes por orde alfabética, pero por exemplo, se o nome coincide, asegúrese de que os datos están dispostos por data? Para iso, ademais de usar algunhas outras funcións, todas no mesmo menú "Ordenar e filtrar", necesitamos ir ao elemento "Clasificación personalizada ...".
Despois, ábrese a xanela de configuración de ordenación. Se a táboa ten cabeceiras, ten en conta que nesta xanela debe haber unha marca de verificación xunto á opción "Os meus datos conteñen cabeceiras".
No campo "Columna", indique o nome da columna pola que se realizará a ordenación. No noso caso, esta é a columna "Nome". O campo "Ordenar" indica que tipo de contido se clasificará. Hai catro opcións:
- Valores;
- Cor da cela;
- Cor de letra;
- Icona da cela.
Pero, na gran maioría dos casos, úsase o elemento "Valores". Establece de xeito predeterminado. No noso caso, tamén usaremos este elemento en particular.
Na columna "Orde" debemos indicar en que orde se organizarán os datos: "De A a Z" ou viceversa. Seleccione o valor "De A a Z".
Entón, configuramos a ordenación por unha das columnas. Para configurar a ordenación por outra columna, faga clic no botón "Engadir nivel".
Aparece outro conxunto de campos, que deberían ser cubertos xa para ser ordenados por outra columna. No noso caso, pola columna "Data". Dado que o formato de data está establecido nestas celas, no campo "Orde" fixamos os valores non "De A a Z", senón "De vello a novo" ou "De novo a antigo".
Do mesmo xeito, nesta xanela pode configurar, se é necesario, a ordenación por outras columnas por orde de prioridade. Cando se completen todos os axustes, faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, agora na nosa táboa todos os datos clasifícanse, en primeiro lugar, por nomes dos empregados e logo por datas de pago.
Pero non se trata dunha posibilidade de ordenación personalizada. Se o desexa, nesta xanela pode configurar a ordenación non por columnas, senón por filas. Para iso, fai clic no botón "Opcións".
Na xanela de opcións de ordenación que se abre, mova o cambio dende a posición "Liñas de rango" á posición "Columnas de rango". Fai clic no botón "Aceptar".
Agora, por analoxía co exemplo anterior, pode introducir datos para a súa ordenación. Introduza os datos e fai clic no botón "OK".
Como podes ver, despois diso, as columnas son cambiadas segundo os parámetros introducidos.
Por suposto, para a nosa táboa, tomada como exemplo, o uso da ordenación co cambio da ubicación das columnas non é especialmente útil, pero para algunhas outras táboas este tipo de ordenación pode ser moi apropiado.
Filtro
Ademais, Microsoft Excel ten unha función de filtro de datos. Permite deixar visibles só os datos que consideres necesarios e ocultar o resto. Se é necesario, os datos ocultos sempre poden devolverse ao modo visible.
Para empregar esta función, quedamos en calquera cela da táboa (e preferiblemente na cabeceira), faga clic de novo no botón "Ordenar e filtrar" na barra de ferramentas "Editar". Pero, esta vez, seleccione o elemento "Filtrar" no menú que aparece. Tamén pode en lugar destas accións simplemente premer a combinación de teclas Ctrl + Maiúsculas + L.
Como podes ver, nas celas cos nomes de todas as columnas, apareceu unha icona en forma de cadrado, no que se introduce o triángulo envorcado.
Facemos clic nesta icona na columna segundo a cal imos filtrar. No noso caso, decidimos filtrar por nome. Por exemplo, necesitamos deixar datos só para o empregado de Nikolaev. Polo tanto, desmarque os nomes de todos os outros empregados.
Cando finalice o procedemento, faga clic no botón "OK".
Como podes ver, só quedaron na táboa as filas co nome do empregado Nikolaev.
Complicamos a tarefa e deixamos na táboa só os datos relacionados con Nikolaev para o III trimestre de 2016. Para iso, fai clic na icona na cela "Data". Na lista que se abre, desmarque os meses "maio", "xuño" e "outubro", xa que non pertencen ao terceiro trimestre e faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, só quedan os datos que necesitamos.
Para eliminar o filtro por unha columna específica e mostrar os datos ocultos, faga clic de novo na icona situada na cela co título desta columna. No menú que se abre, fai clic no elemento "Eliminar filtro de ...".
Se desexa restablecer o filtro no seu conxunto segundo a táboa, entón faga clic no botón "Ordenar e filtrar" da cinta e seleccionar "Borrar".
Se necesita eliminar completamente o filtro, como cando o executa, no mesmo menú debería seleccionar o elemento "Filtrar" ou escribir o atallo de teclado Ctrl + Maiúscula + L.
Ademais, cabe destacar que despois de activar a función "Filtrar", ao facer clic na icona correspondente nas celas do encabezado da táboa, as funcións de ordenación das que falamos anteriormente están dispoñibles no menú que aparece: "Ordenación de A a Z" , Ordena de Z a A e Ordena por cores.
Lección: Como usar o filtro automático en Microsoft Excel
Mesa intelixente
A clasificación e o filtrado tamén se poden activar convertendo a área de datos coa que traballa nunha chamada táboa intelixente.
Hai dúas formas de crear unha táboa intelixente. Para empregar o primeiro deles, selecciona toda a área da táboa e, estando na lapela "Inicio", fai clic no botón da cinta "Formatar como táboa". Este botón está situado no bloque de ferramentas "Estilos".
A continuación, selecciona un dos estilos que che gustan na lista que se abre. A elección non afectará á funcionalidade da táboa.
Despois, ábrese un cadro de diálogo no que pode cambiar as coordenadas da táboa. Pero, se previamente seleccionou a área correctamente, non se fará nada máis. O principal é notar que hai unha marca de verificación xunto ao parámetro "Táboa con cabeceiras". A continuación, só tes que facer clic no botón "OK".
Se decides usar o segundo método, tamén debes seleccionar toda a área da táboa, pero esta vez vai á pestana "Inserir". Desde aquí, na cinta na caixa de ferramentas Táboas, faga clic no botón Táboa.
Despois diso, como a última vez, ábrese unha xanela onde pode axustar as coordenadas da táboa. Fai clic no botón "Aceptar".
Independentemente de como o use para crear unha "táboa intelixente", rematará cunha táboa nas celas da cabeceira da que xa se instalarán as iconas de filtro descritas anteriormente.
Ao facer clic nesta icona estarán dispoñibles todas as mesmas funcións que ao iniciar o filtro de xeito estándar a través do botón "Ordenar e filtrar".
Lección: Como crear unha táboa en Microsoft Excel
Como vedes, as ferramentas para clasificar e filtrar, se se usan correctamente, poden facilitar aos usuarios o traballo con táboas. O problema do seu uso cobra especial relevancia se se rexistra unha táboa de datos moi grande na táboa.
