Eliminación de espazos adicionais en Microsoft Excel

Os espazos adicionais no texto non colorean ningún documento. Especialmente non se deben permitir en táboas que se faciliten á dirección ou ao público. Pero aínda que empregue os datos só con fins persoais, os espazos adicionais poden aumentar o volume do documento, o que é un factor negativo. Ademais, a presenza de elementos adicionais dificulta a busca no ficheiro, aplicar filtros, usar a ordenación e algunhas outras ferramentas. Descubrimos de que formas se poden atopar e eliminar rapidamente.

Lección: Eliminación de grandes espazos en Microsoft Word

Tecnoloxía de eliminación de lagoas

Debes dicir inmediatamente que os espazos en Excel poden ser de diferentes tipos. Pode ser espazos entre palabras, un espazo ao comezo dun valor e ao final, separadores entre díxitos de expresións numéricas, etc. Así, o algoritmo para a súa eliminación nestes casos é diferente.

Método 1: usa a ferramenta Substituír

A ferramenta fai un excelente traballo de substitución de espazos dobres entre palabras con espazos individuais en Excel Substituír.

1. Estar na lapela "Casa"fai clic no botón Busca e resaltaque está situado no bloque de ferramentas "Edición" na cinta Na lista despregable, seleccione Substituír. Tamén pode en lugar das accións anteriores escribir o atallo de teclado no teclado Ctrl + H.



2. En calquera das opcións, a xanela Buscar e substituír ábrese na lapela Substituír. No campo Atopar configura o cursor e fai dobre clic no botón Barra espaciadora no teclado. No campo "Substituír por" inserir un espazo. Despois faga clic no botón Substitúe a todo.



3. O programa substitúe o dobre espazo por un único espazo. Despois aparece unha xanela cun informe do traballo realizado. Fai clic no botón "Está ben".



4. A continuación aparece de novo unha xanela Buscar e substituír. Realizamos exactamente as mesmas accións nesta xanela como se describe no segundo parágrafo desta instrución ata que apareza unha mensaxe que indica que non se atoparon os datos desexados.

Así, quitámonos dos espazos dobres extra entre as palabras do documento.

Lección: Substitución de caracteres en Excel

Método 2: elimina espazos entre díxitos

Nalgúns casos, os espazos sitúanse entre díxitos en números. Isto non é un erro, só para a percepción visual de gran número é máis conveniente este tipo de escritura. Non obstante, isto está lonxe de ser sempre aceptable. Por exemplo, se unha cela non está formateada para un formato numérico, engadir un separador pode afectar negativamente a corrección dos cálculos nas fórmulas. Por iso, a cuestión de eliminar tales separadores pasa a ser relevante. Esta tarefa pode realizarse usando a mesma ferramenta. Buscar e substituír.

1. Seleccione a columna ou o rango no que desexa eliminar os separadores entre os números. Este punto é moi importante, porque se non se selecciona o rango, a ferramenta eliminará todos os espazos do documento, incluso entre palabras, é dicir, onde sexan realmente necesarios. A continuación, como antes, faga clic no botón Busca e resalta na caixa de ferramentas "Edición" na cinta da lapela "Casa". No menú adicional, seleccione Substituír.



2. A xanela comeza de novo Buscar e substituír na lapela Substituír. Pero nesta ocasión imos introducir valores lixeiramente diferentes nos campos. No campo Atopar estableza un espazo e o campo "Substituír por" déixeo en branco en absoluto. Para asegurarse de que non hai espazos neste campo, coloque o cursor nel e mantén premido o botón de retroceso (en forma de frecha) no teclado. Manteña o botón ata que o cursor repousa contra o bordo esquerdo do campo. Despois diso, faga clic no botón Substitúe a todo.



3. O programa realizará a operación de eliminación de espazos entre números. Como no método anterior, para asegurarse de que a tarefa está completada, realice unha segunda busca ata que apareza unha mensaxe de que non se atopou o valor desexado.

Eliminaranse as separacións entre díxitos e as fórmulas comezarán a calcularse correctamente.

Método 3: elimina os separadores entre bits mediante formato

Pero hai situacións nas que ve claramente que na folla os números están separados en números por espazos e a busca non dá resultados. Isto suxire que neste caso, a separación realizouse mediante formato. Tal opción de espazo non afectará á corrección da visualización das fórmulas, pero ao mesmo tempo, algúns usuarios cren que sen ela a táboa quedará mellor. Vexamos como eliminar esta opción de separación.

Dado que os espazos foron creados mediante ferramentas de formato, só poden ser eliminados coas mesmas ferramentas.

1. Seleccione unha variedade de números con delimitadores. Fai clic na selección co botón dereito do rato. No menú que aparece, seleccione "Formato de móbil ...".



2. Comeza a xanela de formato. Vai á lapela "Número"no caso de que o descubrimento se producira noutro lugar. Se a separación foi especificada mediante formato, entón no bloque de parámetros "Formatos de número" debe instalarse a opción "Numérica". O lado dereito da xanela contén a configuración exacta para este formato. Sobre o punto "Separador de grupos de fila ()" só tes que desmarcar. A continuación, para que os cambios teñan efecto, prema no botón "Está ben".



3. Pecha a xanela de formato e elimínase a separación entre os díxitos dos números no intervalo seleccionado.

Lección: Formatear táboas en Excel

Método 4: elimina espazos mediante a función

Instrumento Buscar e substituír Ideal para eliminar espazos extra entre personaxes. Pero, e se hai que eliminar ao principio ou ao final dunha expresión? Neste caso, unha función do grupo de texto de operadores chegará ao rescate GAPS.

Esta función elimina todos os espazos do texto do intervalo seleccionado, excepto espazos individuais entre palabras. É dicir, é capaz de resolver o problema con espazos ao comezo dunha palabra nunha cela, ao final dunha palabra, e tamén pode eliminar os espazos dobres.

A sintaxis deste operador é bastante sinxela e ten un único argumento:

= TRUE (texto)

Como argumento "Texto" unha expresión textual pode aparecer directamente, así como unha ligazón á cela na que está contida. Para o noso caso, só se considerará a última opción.

1. Seleccione a cela situada en paralelo á columna ou fila onde se deben eliminar espazos. Fai clic no botón "Función de inserción"situado á esquerda da barra de fórmulas.



2. Iníciase a xanela do Asistente de funcións. En categoría "Lista alfabética completa" ou "Texto" buscando un elemento SZPROBELAMENTE. Seleccionaa e fai clic no botón. "Está ben".



3. Ábrese a xanela de argumentos de función. Por desgraza, esta función non prevé o uso de toda a gama que necesitamos como argumento. Polo tanto, colocamos o cursor no campo de argumentos e logo seleccionamos a primeira cela do intervalo coa que estamos a traballar. Despois de que o enderezo da cela apareza no campo, faga clic no botón "Está ben".



4. Como podes ver, o contido da cela móstrase na área na que se atopa a función, pero sen espazos adicionais. Realizamos a eliminación de espazos para só un elemento do intervalo. Para eliminalos noutras celas, cómpre realizar accións similares con outras celas. Por suposto, pode realizar unha operación separada con cada cela, pero isto pode levar moito tempo, especialmente se o rango é grande. Hai un xeito de acelerar significativamente o proceso. Coloque o cursor na esquina inferior dereita da cela que xa contén a fórmula. O cursor transfórmase nunha pequena cruz. Chámase marcador de recheo. Manteña o botón esquerdo do rato e arrastra o marcador de recheo en paralelo ao intervalo do que desexa eliminar os espazos.



5. Como podes ver, despois destas accións fórmase un novo rango enchido, no que están situados todos os contidos da área orixinal, pero sen espazos adicionais. Agora estamos ante a tarefa de substituír os valores do intervalo orixinal cos datos convertidos. Se realizamos unha copia sinxela, a fórmula copiarase, o que significa que a pasta non funcionará correctamente. Polo tanto, só nos falta copiar os valores.

   Seleccione o intervalo cos valores convertidos. Fai clic no botón Copiarsituado na cinta da lapela "Casa" no grupo de ferramentas Portapapeis. Alternativamente, despois de destacar, pode escribir unha combinación de teclas Ctrl + C.



6. Seleccione o intervalo de datos orixinal. Fai clic na selección co botón dereito do rato. No menú contextual do bloque Opcións de inserción selecciona elemento "Valores". Está representado como un pictograma cadrado con números no seu interior.



7. Como podes ver, tras os pasos anteriores, substituíronse valores con espazos adicionais por datos idénticos sen eles. É dicir, a tarefa está rematada. Agora podes eliminar a rexión de tránsito que se usou para a transformación. Seleccione o rango de celas que conteñen a fórmula GAPS. Facemos clic nel co botón dereito do rato. No menú activado, seleccione Borrar contido.



8. Despois, eliminaranse os datos do exceso da folla. Se hai outros intervalos na táboa que conteñen espazos adicionais, debes tratar con eles usando o mesmo algoritmo descrito anteriormente.

Lección: Asistente de funcións en Excel

Lección: Como facer o autocompletar en Excel

Como podes ver, hai varias formas de eliminar rapidamente os espazos adicionais en Excel. Pero todas estas opcións están implementadas con só dúas ferramentas: Windows Buscar e substituír e operador GAPS. Nun caso concreto, tamén se pode usar formato. Non hai ningún xeito universal que sexa o máis conveniente empregar en todas as situacións. Nun caso, será óptimo empregar unha opción, e no segundo - outro, etc. Por exemplo, eliminar un dobre espazo entre palabras é moi probable unha ferramenta Buscar e substituír, pero só a función pode eliminar correctamente os espazos ao comezo e ao final da cela GAPS. Polo tanto, o usuario debe decidir sobre a aplicación dun determinado método en función da situación.