Probablemente, moitos usuarios sen experiencia tentaron copiar algúns datos en Excel, pero como resultado das accións obtiveron un valor completamente diferente ou un erro. Isto débese a que a fórmula estaba no rango primario de copiar, e foi o que se inseriu, e non o valor. Este tipo de problemas poderían evitarse se estes usuarios estivesen familiarizados con tal concepto "Inserción especial". Coa súa axuda, tamén pode realizar moitas outras tarefas, incluída a aritmética. Vexamos cal é esta ferramenta e como traballar con ela.
Traballa con inserción especial
Unha inserción especial está destinada principalmente a inserir unha expresión específica nunha folla de Excel na forma na que o usuario o necesita. Con esta ferramenta, pode pegar na cela non todos os datos copiados, senón só propiedades individuais (valores, fórmulas, formato, etc.). Ademais, empregando ferramentas, pode realizar operacións aritméticas (adición, multiplicación, resta e división), así como transpoñer a táboa, é dicir, intercambiar filas e columnas nela.
Para ir a unha inserción especial, primeiro cómpre realizar a acción de copia.
- Seleccione a cela ou o rango que desexa copiar. Seleccionao co cursor mantendo o botón esquerdo do rato. Fai clic na selección co botón dereito do rato. Está activado o menú contextual no que cómpre seleccionar un elemento Copiar.
Ademais, no canto do procedemento anterior, podes estar na lapela "Casa"fai clic na icona Copiarque se coloca na cinta no grupo Portapapeis.
Pode copiar unha expresión seleccionándoa e escribindo unha combinación de teclas rápidas Ctrl + C.
- Para proceder directamente ao procedemento, seleccione a área da folla onde planeamos pegar elementos copiados anteriormente. Facemos clic na selección co botón dereito do rato. No menú contextual que se inicia, seleccione a posición "Inserción especial ...". Despois diso, ábrese unha lista adicional na que podes seleccionar varios tipos de accións, divididas en tres grupos:
- Inserir ("Inserir", "Transpoñer", "Fórmulas", "Fórmulas e formatos de números", "Sen cadros", "Manter o ancho das columnas orixinais" e "Manter o formato orixinal");
- Pegar valores ("Formato de valores e orixe", "Valores" e "Valores e formatos de número");
- Outras opcións de inserción (Formataxe, figura, inserir enlace e figura vinculada).
Como podes ver, as ferramentas do primeiro grupo copian a expresión contida na cela ou rango. O segundo grupo está destinado principalmente a copiar valores, non fórmulas. O terceiro grupo transfire formato e aparencia.
- Ademais, no mesmo menú adicional hai outro elemento co mesmo nome - "Inserción especial ...".
- Se fai clic nel, ábrese unha xanela de inserción especial separada con ferramentas que se dividen en dous grandes grupos: Pegar e "Operación". É dicir, grazas ás ferramentas do último grupo, é posible realizar operacións aritméticas, que se comentaron anteriormente. Ademais, nesta xanela hai dous elementos que non están incluídos en grupos separados: Saltar as celas baleiras e "Transpor".
- Podes entrar nunha inserción especial non só a través do menú contextual, senón tamén a través das ferramentas da cinta. Para iso, estar na lapela "Casa", faga clic na icona en forma de triángulo orientado cara abaixo, situado baixo o botón Pegar no grupo Portapapeis. A continuación, ábrese unha lista de posibles accións, incluída a transición a unha xanela separada.
Método 1: traballar con valores
Se precisa transferir os valores das celas, cuxo resultado aparece mediante fórmulas computacionais, entón o inserto especial está deseñado para este caso. Se empregas copias regulares, a fórmula copiase e é posible que o valor que apareza nel non sexa exactamente o que precisa.
- Para copiar os valores, seleccione o rango que contén o resultado dos cálculos. Copiamos de calquera das formas das que falamos anteriormente: o menú contextual, o botón da cinta, unha combinación de teclas de acceso rápido.
- Seleccione a área da folla onde pensamos inserir os datos. Procedemos ao menú cun dos métodos discutidos anteriormente. En bloque Inserir valores seleccionar posición "Valores e formatos de número". Este elemento é o máis adecuado nesta situación.
O mesmo procedemento pódese realizar a través da xanela descrita anteriormente. Neste caso, no bloque Pegar cambie o interruptor á posición "Valores e formatos de número" e fai clic no botón "Está ben".
- Calquera opción que elixas, os datos serán transferidos ao intervalo seleccionado. O resultado mostrarase sen transferir as fórmulas.
Lección: Como eliminar a fórmula en Excel
Método 2: fórmulas de copia
Pero tamén hai a situación contraria cando cómpre copiar exactamente as fórmulas.
- Neste caso, realizamos o procedemento de copia de calquera xeito posible.
- Despois diso, seleccione a área da folla onde desexa inserir a táboa ou outros datos. Activamos o menú contextual e seleccionamos o elemento Fórmulas. Neste caso, só se inserirán fórmulas e valores (naquelas celas onde non hai fórmulas), pero ao mesmo tempo perderá a formato e a configuración de formatos numéricos. Polo tanto, por exemplo, se o formato de data estivo presente na área de orixe, despois de copialo mostrarase de forma incorrecta. As celas correspondentes terán que ser formateadas adicionalmente.
Na xanela, esta acción corresponde ao mover o interruptor á posición Fórmulas.
Pero é posible transferir fórmulas mantendo o formato do número, ou incluso preservando completamente o formato orixinal.
- No primeiro caso, seleccione o elemento no menú "Fórmulas e formatos de números".
Se a operación se realiza a través da xanela, entón neste caso, é preciso pasar ao conmutador "Fórmulas e formatos de números" logo faga clic no botón "Está ben".
- No segundo caso, cando necesite gardar non só fórmulas e formatos de número, senón tamén formato completo, seleccione o elemento do menú "Manter o formato orixinal".
Se o usuario decide realizar esta tarefa dirixíndose á xanela, neste caso é necesario que cambie a opción "Co tema orixinal" e fai clic no botón "Está ben".
Método 3: formato de transferencia
Se o usuario non necesita transferir os datos, só quere copiar a táboa para enchela con información completamente diferente, entón neste caso, pode empregar o punto específico da inserción especial.
- Copia a táboa de orixe.
- Na folla, seleccionamos o espazo onde queremos inserir a disposición da táboa. Chamamos ao menú contextual. Nel na sección "Outras opcións de inserción" selecciona elemento Formateado.
Se o procedemento se realiza a través da xanela, neste caso, cambiamos o interruptor á posición "Formatos" e fai clic no botón "Está ben".
- Como podes ver, tras estes pasos, a disposición da táboa orixinal transfírese co formato gardado, pero absolutamente non está chea de datos.
Método 4: copie a táboa mantendo o tamaño das columnas
Non é ningún segredo que se realizamos unha simple copia da táboa, non é certo que todas as celas da nova táboa poidan conter toda a información de orixe. Tamén podes resolver esta situación ao copiar unha pasta especial.
- Primeiro, usando calquera dos métodos anteriores, copie a táboa de orixe.
- Despois de comezar o menú xa familiar, seleccione o valor "Manter o ancho das columnas orixinais".
Pódese realizar un procedemento similar a través da xanela de inserción especial. Para iso, move o interruptor á posición Anchos da columna. Despois diso, coma sempre, fai clic no botón "Está ben".
- A táboa insirarase mantendo o ancho da columna orixinal.
Método 5: inserir unha imaxe
Grazas ás habilidades especiais de inserción, pode copiar calquera dato amosado nunha folla, incluída unha táboa, como unha imaxe.
- Copia o obxecto usando as ferramentas de copia habituais.
- Seleccionamos o lugar da folla onde se colocará o debuxo. Chamamos ao menú. Escolle o elemento nel "Debuxo" ou "Figura vinculada". No primeiro caso, a imaxe inserida non estará conectada de ningún xeito coa táboa de orixe. No segundo caso, cando se cambien os valores da táboa, a imaxe actualizarase automaticamente.
Na xanela de inserción especial non se pode realizar unha operación.
Método 6: copiar notas
Usando unha pasta especial, pode copiar notas rapidamente.
- Seleccione as celas que conteñen as notas. Copiamos a través do menú contextual, usando o botón da cinta ou premendo unha combinación de teclas Ctrl + C.
- Seleccione as celas nas que se deben inserir as notas. Vai á xanela de inserción especial.
- Na xanela que se abre, cambie o interruptor á posición "Notas". Fai clic no botón "Está ben".
- Despois diso, as notas copiaranse nas celas seleccionadas e o resto dos datos permanecerán sen cambios.
Método 7: transpoñer a táboa
Usando unha inserción especial, pode traspoñer táboas, matrices e outros obxectos nos que desexa cambiar columnas e filas.
- Selecciona a táboa á que desexa revertir e cópiaa usando un dos métodos que xa coñecemos.
- Seleccione o intervalo na folla onde pretende colocar a versión invertida da táboa. Activamos o menú contextual e seleccionamos o elemento nel "Transpor".
Esta operación tamén se pode realizar empregando unha ventá familiar. Neste caso, terás que marcar a caixa xunto "Transpor" e fai clic no botón "Está ben".
- Nos dous casos, a saída será unha táboa invertida, é dicir, unha táboa na que se inverten as columnas e filas.
Lección: Como virar unha táboa en Excel
Método 8: usa aritmética
Usando a ferramenta que describimos en Excel, tamén podes realizar operacións aritméticas comúns:
- Adición;
- Multiplicación;
- Restación
- División.
Vexamos como se aplica esta ferramenta no exemplo da multiplicación.
- En primeiro lugar, introducimos nunha cela baleira separada o número polo que pensamos multiplicar o rango de datos mediante unha inserción especial. A continuación, copiamos. Pódese facer pulsando unha combinación de teclas Ctrl + Ce chamando ao menú contextual ou aproveitando as ferramentas para copiar na cinta.
- Seleccionamos o rango na folla que temos que multiplicar. Fai clic na selección co botón dereito do rato. No menú contextual que se abre, faga dobre clic nos elementos "Inserción especial ...".
- A xanela está activada. No grupo de parámetros "Operación" poña o interruptor en posición Multiplicar. A continuación faga clic no botón "Está ben".
- Como podes ver, despois desta acción multiplicáronse todos os valores do rango seleccionado polo número copiado. No noso caso, este número 10.
Polo mesmo principio, pódese realizar a división, a suma e a subtracción. Só para iso, na xanela terás que reorganizar o interruptor respectivamente na posición "Dividir", Dobre ou Restar. Se non, todas as accións son similares ás anteriores.
Como podes ver, a inserción especial é unha ferramenta moi útil para o usuario. Usándoo, non só pode copiar todo o bloque de datos nunha cela ou nun intervalo, senón dividilos en diferentes capas (valores, fórmulas, formato, etc.). Neste caso, é posible combinar estas capas entre si. Ademais, empregando a mesma ferramenta, pódese realizar a aritmética. Por suposto, a adquisición de habilidades para traballar con esta tecnoloxía axudará enormemente aos usuarios no camiño para dominar Excel no seu conxunto.
