Redución do tamaño do ficheiro en Microsoft Excel

Cando se traballa en Excel, algunhas táboas teñen un tamaño bastante impresionante. Isto leva a que o tamaño do documento aumente, chegando ás veces ata unha ducia de megabytes ou máis. Aumentar o peso dun libro de traballo de Excel non só leva a un aumento do espazo que ocupa no disco duro, senón, máis importante, a unha desaceleración da velocidade de varias accións e procesos nel. Basta dicir, cando se traballa con tal documento, Excel comeza a desacelerarse. Por iso, a cuestión da optimización e redución do tamaño de tales libros cobra importancia. Vexamos como reducir o tamaño do ficheiro en Excel.

Procedemento de redución do tamaño do libro

Debes optimizar un ficheiro sobrecargado en varias direccións á vez. Moitos usuarios descoñecen, pero moitas veces un libro de Excel contén moita información innecesaria. Cando un ficheiro é pequeno, ninguén lle presta moita atención, pero se o documento volveuse voluminoso, cómpre optimizalo segundo todos os parámetros posibles.

Método 1: reducir o rango de funcionamento

O rango de traballo é o área no que Excel recorda as accións. Ao contar un documento, o programa conta todas as celas no espazo de traballo. Pero non sempre se corresponde co rango no que realmente o usuario traballa. Por exemplo, un espazo colocado accidentalmente moi por baixo da táboa ampliará o tamaño do rango de traballo ao elemento onde se atopa este espazo. Resulta que Excel volverá a procesar cada vez un montón de celas baleiras. Vexamos como solucionar este problema empregando un exemplo dunha táboa específica.

1. Primeiro, bótalle un ollo ao seu peso antes de optimizar para comparar o que será despois do procedemento. Pódese facer movendo á lapela Arquivo. Vai á sección "Detalles". Na parte dereita da xanela que se abre, indícanse as principais propiedades do libro. O primeiro elemento de propiedades é o tamaño do documento. Como podes ver, no noso caso trátase de 56,5 quilobytes.



2. En primeiro lugar, debes descubrir canto difire a área de traballo real da folla da que realmente precisa o usuario. Isto é bastante sinxelo. Entramos en calquera cela da táboa e escribimos unha combinación de teclas Ctrl + Fin. Excel móvese inmediatamente á última cela, que o programa considera o elemento final do espazo de traballo. Como podes ver, no noso caso particular, trátase da liña 913383. Dado que a táboa ocupa só as seis primeiras filas, podemos afirmar que 913377 liñas son, de feito, unha carga inútil, que non só aumenta o tamaño do ficheiro, senón que, porque a recalculación constante de todo o intervalo polo programa ao realizar calquera acción, retarda o traballo do documento.

   

   Por suposto, en realidade, unha fenda tan grande entre o intervalo de traballo real e o que o leva Excel é bastante raro, e tomamos tantas liñas para maior claridade. Aínda que, ás veces hai incluso casos nos que a área de traballo é toda a área da folla.

3. Para solucionar este problema, debes eliminar todas as liñas, dende o primeiro baleiro ata o final da folla. Para iso, seleccione a primeira cela, que está inmediatamente debaixo da táboa, e escriba a combinación de teclas Ctrl + maiúsculas + frecha cara abaixo.



4. Como podes ver, despois diso seleccionáronse todos os elementos da primeira columna, desde a cela especificada ata o final da táboa. Despois faga clic no contido co botón dereito do rato. No menú contextual que se abre, seleccione Eliminar.

   

   Moitos usuarios intentan eliminar facendo clic no botón. Eliminar no teclado, pero non está ben. Esta acción elimina o contido das celas, pero non as elimina elas mesmas. Polo tanto, no noso caso, non axudará.

5. Despois de seleccionar o elemento "Eliminar ..." no menú contextual, ábrese unha pequena xanela para eliminar celas. Colocamos o interruptor en posición "Liña" e fai clic no botón "Está ben".



6. Elimináronse todas as filas do intervalo seleccionado. Asegúrese de volver a gardar o libro facendo clic na icona de disquete na esquina superior esquerda da xanela.



7. Agora vexamos como nos axudou isto. Seleccione calquera cela da táboa e escriba un atallo Ctrl + Fin. Como podes ver, Excel seleccionou a última cela da táboa, o que significa que agora é o último elemento do espazo de traballo da folla.



8. Agora pasa á sección "Detalles" pestañas Arquivopara saber canto se reduciu o peso do noso documento. Como podes ver, agora é de 32,5 KB. Lembre que antes do procedemento de optimización, o seu tamaño era de 56,5 Kb. Así, reduciuse en máis de 1,7 veces. Pero neste caso, o principal logro non é nin sequera reducir o peso do ficheiro, senón que agora o programa está liberado de recalcular o rango realmente non utilizado, o que aumentará significativamente a velocidade de procesamento do documento.

Se o libro ten varias follas coas que traballa, deberá realizar un procedemento similar con cada unha delas. Isto reducirá aínda máis o tamaño do documento.

Método 2: Eliminar sobre o formato

Outro factor importante que fai máis difícil un documento de Excel é o sobreformateado. Isto pode incluír o uso de varios tipos de fontes, fronteiras, formatos de números, pero en primeiro lugar refírese ao recheo de celas con diferentes cores. Entón, antes de dar formato ao ficheiro, ten que pensar dúas veces se definitivamente paga a pena ou se pode facelo sen este procedemento.

Isto é especialmente certo para os libros que conteñen unha gran cantidade de información, que por si mesmos xa teñen un tamaño considerable. Engadir formato a un libro pode aumentar o seu peso incluso varias veces. Por iso, ten que escoller un termo medio entre a visibilidade da presentación de información no documento e o tamaño do ficheiro, aplique o formato só onde realmente sexa necesario.

Outro factor asociado á formato de ponderación é que algúns usuarios prefiren cubrir células. É dicir, formatan non só a táboa en si, senón tamén o rango que se atopa baixo ela, ás veces ata o final da folla, coa esperanza de que cando se engaden novas filas á táboa, non será necesario formatalas de novo cada vez.

Pero non se sabe con exactitude cando se engadirán novas liñas e cantas se engadirán, e con tal formato preliminar fará o ficheiro máis pesado agora mesmo, o que tamén afectará negativamente a velocidade de traballo con este documento. Polo tanto, se aplicou formato ás celas baleiras que non están incluídas na táboa, debe eliminarse.

1. Primeiro de todo, cómpre seleccionar todas as celas situadas baixo o intervalo cos datos. Para iso, fai clic no número da primeira liña baleira no panel de coordenadas vertical. A liña completa está resaltada. Despois diso, empregamos a combinación de teclas de acceso xa familiar Ctrl + maiúsculas + frecha cara abaixo.



2. Despois disto, resaltarase todo o rango de filas que se atopa baixo a parte da táboa chea de datos. Estar na lapela "Casa" fai clic na icona "Borrar"situado na cinta da caixa de ferramentas "Edición". Ábrese un pequeno menú. Elixe unha posición nel "Borrar formatos".



3. Despois desta acción, eliminarase o formato en todas as celas do intervalo seleccionado.



4. Do mesmo xeito, pode eliminar os formatos innecesarios na propia táboa. Para iso, selecciona celas individuais ou un intervalo no que consideramos que a formato é mínimo útil, faga clic no botón "Borrar" seleccione na cinta e na lista "Borrar formatos".



5. Como podes ver, eliminouse completamente a formato no intervalo seleccionado da táboa.



6. Despois diso, volvemos a este rango algúns elementos de formato que consideramos apropiados: fronteiras, formatos de números, etc.

Os pasos anteriores axudarán a reducir significativamente o tamaño do libro de Excel e a acelerar o traballo nel. Pero é mellor empregar o formato inicialmente só onde sexa realmente apropiado e necesario que dedicar tempo despois a optimizar o documento.

Lección: Formatear táboas en Excel

Método 3: eliminar ligazóns

Algúns documentos teñen un número moi grande de ligazóns desde onde se extraen os valores. Isto tamén pode retardar seriamente a velocidade do traballo neles. As ligazóns externas a outros libros son especialmente influentes neste concerto, aínda que as ligazóns internas tamén afectan negativamente o rendemento. Se a fonte de onde toma a ligazón non se actualiza constantemente, é dicir, ten sentido substituír as direccións de ligazón das celas por valores comúns. Isto pode aumentar a velocidade de traballar cun documento. Podes ver se a ligazón ou o valor están nunha cela específica na barra de fórmulas despois de seleccionar o elemento.

1. Seleccione a área na que se conteñen os enlaces. Estar na lapela "Casa"fai clic no botón Copiar que está situado na cinta do grupo de configuración Portapapeis.

   

   Alternativamente, despois de resaltar un rango, pode usar unha combinación de teclas rápidas Ctrl + C

2. Despois de copiar os datos, non eliminamos a selección da área, senón que facemos clic sobre ela co botón dereito do rato. Lanzouse o menú contextual. Nela no bloque Opcións de inserción necesidade de facer clic na icona "Valores". Ten a forma dunha icona cos números mostrados.



3. Despois diso, todas as ligazóns da área seleccionada serán substituídas por valores estatísticos.

Pero ten en conta que esta opción de optimización de libros de Excel non sempre é aceptable. Pódese usar só cando os datos da fonte orixinal non son dinámicos, é dicir, non cambiarán co tempo.

Método 4: cambios de formato

Outra forma de reducir significativamente o tamaño do ficheiro é cambiar o seu formato. Este método probablemente axuda a máis que ninguén a comprimir o libro, aínda que as opcións anteriores tamén se deben usar en combinación.

En Excel hai varios formatos de ficheiros "nativos" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. O formato xls foi unha extensión básica para as versións do programa Excel 2003 e anteriores. Xa está obsoleto, pero non obstante, moitos usuarios seguen aplicándoo. Ademais, hai momentos nos que tes que volver traballar con ficheiros antigos que se crearon hai moitos anos cando non existían formatos modernos. Sen esquecer o feito de que moitos programas de terceiros que non saben como procesar versións posteriores de documentos de Excel funcionan con libros con esta extensión.

Cómpre salientar que un libro coa extensión xls é moito máis grande que o seu moderno análogo do formato xlsx, que Excel usa actualmente como principal. En primeiro lugar, isto débese a que os ficheiros xlsx, en realidade, son arquivos comprimidos. Polo tanto, se usas a extensión xls, pero queres reducir o peso do libro, podes facelo simplemente gardándoo en formato xlsx.

1. Para converter un documento de formato xls a formato xlsx, vaia á lapela Arquivo.



2. Na xanela que se abre, preste atención inmediatamente á sección "Detalles", onde se indica que o documento pesa actualmente 40 Kbytes. A continuación, fai clic no nome "Gardar como ...".



3. Ábrese a xanela de gardar. Se o desexa, pode cambiar a un novo directorio nel, pero para a maioría dos usuarios é máis conveniente almacenar o novo documento no mesmo lugar que a fonte. Se se desexa, o nome do libro pódese cambiar no campo "Nome do ficheiro", aínda que non sexa necesario. O máis importante neste procedemento é establecer no campo Tipo de ficheiro valor "Libro de traballo de Excel (.xlsx)". Despois diso, pode premer o botón "Está ben" na parte inferior da xanela.



4. Unha vez feito o aforro, imos á sección "Detalles" pestañas Arquivopara ver canto diminuíu o peso. Como podes ver, agora son 13,5 KB fronte a 40 KB antes do procedemento de conversión. É dicir, só gardalo nun formato moderno permitiu comprimir o libro case tres veces.

Ademais, en Excel hai outro formato xlsb ou libro binario moderno. Nel, o documento almacénase en codificación binaria. Estes ficheiros pesan incluso menos que os libros en formato xlsx. Ademais, o idioma no que están escritos é o máis próximo a Excel. Polo tanto, funciona con tales libros máis rápido que con calquera outra extensión. Ao mesmo tempo, o libro do formato especificado en termos de funcionalidade e posibilidades de usar diversas ferramentas (formato, funcións, gráficos, etc.) en ningún caso é inferior ao formato xlsx e supera o formato xls.

A principal razón pola que xlsb non se converteu no formato predeterminado en Excel é que os programas de terceiros dificilmente poden funcionar con el. Por exemplo, se precisa exportar información de Excel a 1C, isto pódese facer con documentos xlsx ou xls, pero non con xlsb. Pero, se non planea transferir datos a ningún programa de terceiros, pode gardar o documento con seguridade en formato xlsb. Isto permitirá reducir o tamaño do documento e aumentar a velocidade de traballo nel.

O procedemento para gardar o ficheiro na extensión xlsb é similar ao que fixemos para a extensión xlsx. Na lapela Arquivo fai clic no elemento "Gardar como ...". Na xanela de gardar que se abre, no campo Tipo de ficheiro necesidade de escoller unha opción "Libro de traballo binario en Excel (* .xlsb)". Despois faga clic no botón Gardar.

Vexamos o peso do documento na sección "Detalles". Como podes ver, diminuíu aínda máis e agora só son 11,6 KB.

Resumindo os resultados xerais, podemos dicir que se está a traballar cun ficheiro en formato xls, o xeito máis eficaz de reducir o seu tamaño é gardalo en formatos modernos xlsx ou xlsb. Se xa usa os datos de extensión de ficheiro, entón para reducir o seu peso, debes configurar correctamente o espazo de traballo, eliminar formato excesivo e enlaces innecesarios. Obterás o maior rendemento se realizas todas estas accións nun complexo e non te limites a unha única opción.