Cando se traballa con táboas de Excel, a miúdo tes que seleccionalas segundo un determinado criterio ou segundo varias condicións. O programa pode facelo de varias maneiras usando varias ferramentas. Descubramos como probar en Excel usando unha variedade de opcións.
Mostraxe
A selección de datos consiste no procedemento de selección da matriz xeral daqueles resultados que satisfán as condicións dadas, coa súa posterior saída nunha folla como unha lista separada ou no rango orixinal.
Método 1: usa filtro avanzado automático
O xeito máis sinxelo de facer unha selección é usar un filtro automático avanzado. Considere como facelo cun exemplo específico.
- Seleccione a área da folla entre os datos dos que desexa facer unha selección. Na lapela "Casa" fai clic no botón Ordenar e filtrar. Está situado no bloque de configuracións. "Edición". Na lista que se abre despois disto fai clic no botón "Filtrar".
Hai unha oportunidade para actuar doutro xeito. Para iso, despois de seleccionar a área da folla, desprácese ata a lapela "Datos". Fai clic no botón "Filtrar"que está publicado na cinta do grupo Ordenar e filtrar.
- Despois desta acción, aparecen pictogramas na cabeceira da táboa para comezar a filtrarse en forma de pequenos triángulos envorcados no bordo dereito das celas. Facemos clic nesta icona no título da columna pola que queremos facer unha selección. No menú que se abre, diríxase ao elemento "Filtros de texto". A continuación, selecciona a posición "Filtro personalizado ...".
- A xanela de filtrado de usuarios está activada. Nela pode establecer o límite para o que se fará a selección. Na lista despregable da columna que contén as celas do formato de número que usamos como exemplo, pode escoller un dos cinco tipos de condicións:
- igual a;
- non igual;
- máis;
- máis ou igual;
- menos.
Imos un exemplo como condición de xeito que seleccione só os valores para os que a cantidade de ingresos supera os 10.000 rublos. Axuste o interruptor á posición Máis. Insira o valor no campo dereito "10000". Para realizar unha acción, faga clic no botón "Está ben".
- Como podes ver, despois do filtrado só houbo liñas nas que a cantidade de ingresos supera os 10.000 rublos.
- Pero na mesma columna, podemos engadir a segunda condición. Para iso, volvemos á xanela de filtrado de usuarios. Como podes ver, na súa parte inferior hai outro interruptor de condicións e o seu campo de entrada correspondente. Fixemos agora o límite superior de selección en 15.000 rublos. Para iso, coloque o interruptor en posición Menose no campo da dereita introducimos o valor "15000".
Ademais, tamén hai un interruptor de condicións. Ten dous cargos "E" e "OU". De xeito predeterminado, establécese na primeira posición. Isto significa que só quedan na mostra as filas que satisfagan as dúas restricións. Se se poñerá en posición "OU"entón haberá valores que se axusten a calquera das dúas condicións. No noso caso, é necesario que cambie "E"é dicir, deixe esta configuración como predeterminada. Despois de introducir todos os valores, faga clic no botón "Está ben".
- Agora na táboa só hai liñas nas que a cantidade de ingresos non é inferior a 10.000 rublos, pero non supera os 15.000 rublos.
- Do mesmo xeito, pode configurar filtros noutras columnas. Ao mesmo tempo, é posible gardar o filtrado segundo as condicións anteriores que se fixaron nas columnas. Entón, vexamos como se realiza o filtrado para as celas en formato de data. Fai clic na icona do filtro na columna correspondente. Faga clic secuencialmente sobre os elementos da lista "Filtrar por data" e Filtro personalizado.
- A xanela do filtro automático do usuario comeza de novo. Realizamos a selección dos resultados na táboa do 4 ao 6 de maio de 2016 inclusive. No conmutador de selección de condicións, como vemos, hai aínda máis opcións que no formato de número. Elixe unha posición "Despois ou igual". No campo da dereita, estableza o valor "04.05.2016". No bloque inferior, configure o interruptor na posición "Para ou igual". Insira o valor no campo dereito "06.05.2016". Deixamos o interruptor de compatibilidade das condicións na posición predeterminada - "E". Para aplicar o filtrado en acción, faga clic no botón "Está ben".
- Como vedes, a nosa lista reduciuse aínda máis. Agora só quedan liñas nas que a cantidade de ingresos varía entre 10.000 e 15.000 rublos para o período do 4 ao 6 de maio de 2016 inclusive.
- Podemos restablecer o filtrado nunha das columnas. Faremos isto por valores de ingresos. Fai clic na icona do filtro automático na columna correspondente. Na lista despregable, faga clic no elemento Eliminar filtro.
- Como podes ver, despois destas accións, a selección por importe de ingresos quedará desactivada, e só quedará a selección por datas (do 04/05/2016 ao 06/05/2016).
- Hai outra columna nesta táboa - "Nome". Contén datos en formato de texto. Vexamos como crear unha selección usando o filtrado por estes valores.
Fai clic na icona do filtro no nome da columna. Pasamos polos nomes da lista "Filtros de texto" e "Filtro personalizado ...".
- A ventá de filtro automático do usuario ábrese de novo. Imos facer unha selección por elementos "Pataca" e Carne. No primeiro bloque, configure o cambio de condición a "Igual". No campo á dereita del introducimos a palabra "Pataca". Tamén se coloca o interruptor de bloque inferior "Igual". No campo enfronte, faga un rexistro - Carne. E despois facemos o que non faciamos antes: establecer o cambio de compatibilidade de condicións "OU". Agora amosarase na pantalla unha liña que conteña algunha das condicións especificadas. Fai clic no botón "Está ben".
- Como podes ver, na nova mostra hai restricións na data (do 04/05/2016 ao 06/05/2016) e no nome (patacas e carne). Non hai restricións na cantidade de ingresos.
- Pode eliminar completamente o filtro das mesmas formas que utilizaches para instalalo. Ademais, non importa que método se utilizou. Para restablecer o filtrado, atopándose na lapela "Datos" fai clic no botón "Filtrar"que se coloca en grupo Ordenar e filtrar.
A segunda opción consiste en ir á lapela "Casa". Alí facemos clic no botón da cinta Ordenar e filtrar en bloque "Edición". Na lista activada, faga clic no botón "Filtrar".
Usando calquera dos dous métodos anteriores, eliminarase o filtrado e borraranse os resultados da selección. É dicir, a táboa amosará toda a matriz de datos que ten.
Lección: Función de filtro automático en Excel
Método 2: aplicar unha fórmula de matriz
Tamén pode facer unha selección aplicando unha fórmula de matriz complexa. A diferenza da versión anterior, este método prevé a saída do resultado nunha táboa separada.
- Na mesma folla, cree unha táboa baleira cos mesmos nomes de columna na cabeceira que a fonte.
- Seleccione todas as celas baleiras na primeira columna da nova táboa. Colocamos o cursor na liña de fórmulas. Xusto aquí entrará unha fórmula que produza unha selección segundo os criterios especificados. Seleccionamos as liñas nas que a cantidade de ingresos supera os 15.000 rublos. No noso exemplo específico, a fórmula de entrada quedará así:
= ÍNDICE (A2: A29; BAIXO (SI (15000 <= C2: C29; STRING (C2: C29); ""); STRING () - STRING ($ C $ 1)) - STRING ($ C $ 1))Por suposto, en cada caso, o enderezo das celas e os intervalos serán diferentes. Neste exemplo, pode comparar a fórmula coas coordenadas da ilustración e adaptala ás súas necesidades.
- Xa que esta é unha fórmula de matriz, para poder aplicala en acción, é preciso non premer o botón Introduzae o atallo de teclado Ctrl + Maiúscula + Intro. Facémolo.
- Seleccionando a segunda columna con datas e colocando o cursor na barra de fórmulas, introducimos a seguinte expresión:
= ÍNDICE (B2: B29; BAIXO (IF (15000 <= C2: C29; STRING (C2: C29); ""); STRING () - STRING ($ C $ 1)) - STRING ($ C $ 1))Prema o atallo de teclado Ctrl + Maiúscula + Intro.
- Do mesmo xeito, na columna con ingresos introducimos a fórmula do seguinte xeito:
= ÍNDICE (C2: C29; BAIXO (IF (15000 <= C2: C29; STRING (C2: C29); ""); STRING () - STRING ($ C $ 1)) - STRING ($ C $ 1))De novo, escriba un atallo de teclado Ctrl + Maiúscula + Intro.
Nos tres casos, só cambia o primeiro valor de coordenadas e o resto da fórmula é completamente idéntico.
- Como podes ver, a táboa énchese de datos, pero o seu aspecto non é completamente atractivo, ademais, os valores de datas están enchedos de forma incorrecta. Necesidade arranxar estes defectos. A data é incorrecta porque o formato da cela da columna correspondente é común e debemos definir o formato de data. Seleccione toda a columna, incluídas as celas con erros e faga clic na selección co botón dereito do rato. Na lista que apareza, vai a "Formato de móbil ...".
- Na xanela de formato que se abre, abra a lapela "Número". En bloque "Formatos de número" resalta o valor Data. Na parte dereita da xanela, pode seleccionar o tipo de visualización de data desexado. Despois de establecer a configuración, faga clic no botón "Está ben".
- Agora a data móstrase correctamente. Pero, como vemos, toda a parte inferior da táboa está chea de celas que conteñen un valor erróneo "# NÚMERO!". De feito, son esas células para as que non había datos suficientes da mostra. Sería máis atractivo se se amosasen baleiras. Para estes efectos empregaremos o formato condicional. Seleccione todas as celas da táboa, agás o encabezado. Estar na lapela "Casa" fai clic no botón Formato condicionalsituado no bloque de ferramentas Estilos. Na lista que apareza, seleccione "Crear unha regra ...".
- Na xanela que se abre, seleccione o tipo de regra "Formatee só celas que conteñan". Na primeira caixa baixo a inscrición "Formatee só celas para as que é verdadeira a seguinte condición" seleccionar posición "Erros". A continuación, fai clic no botón "Formatear ...".
- Na xanela de formato que se inicia, vaia á lapela Fonte e no campo correspondente, seleccione branco. Despois destas accións, faga clic no botón "Está ben".
- Fai clic no botón co mesmo nome despois de volver á fiestra para crear condicións.
Agora temos unha mostra preparada para a restrición especificada nunha táboa deseñada adecuadamente.
Lección: Formatación condicional en Excel
Método 3: mostraxe segundo varias condicións empregando a fórmula
Do mesmo xeito que se usa un filtro, pode seleccionar de acordo con varias condicións. Por exemplo, tomaremos toda a mesma táboa de orixe e tamén unha táboa baleira onde se amosarán os resultados, cunha formatación numérica e condicional xa executada. Fixemos o primeiro límite ao límite inferior de selección para ingresos de 15.000 rublos, e a segunda condición ao límite superior de 20.000 rublos.
- Introducimos as condicións límite para a selección nunha columna separada.
- Como no método anterior, seleccionamos unha a unha as columnas baleiras da nova táboa e introducimos nelas as tres fórmulas correspondentes. Na primeira columna, engade a seguinte expresión:
= ÍNDICE (A2: A29; LOW (IF ((($ D $ 2 = C2: C29); LINE) (C2: C29); ""); LIÑA (C2: C29) -LINE ($ C $ 1)) - LIÑA ($ 1 $ C))Nas seguintes columnas, introducimos exactamente as mesmas fórmulas, só cambiando as coordenadas inmediatamente despois do nome do operador ÍNDICE ás correspondentes columnas que precisamos, por analoxía co método anterior.
Cada vez despois de entrar, non esquezas escribir unha combinación de teclas Ctrl + Maiúscula + Intro.
- A vantaxe deste método respecto ao anterior é que se queremos cambiar os límites da mostra, non precisaremos cambiar a fórmula de matriz en si, que en si é bastante problemática. Basta na columna de condicións da folla para cambiar os números de límite aos que o usuario precisa. Os resultados da selección cambiarán automaticamente inmediatamente.
Método 4: mostraxe aleatoria
En Excel usando unha fórmula especial FALA tamén se pode aplicar unha selección aleatoria. É necesario producir nalgúns casos cando se traballa cunha gran cantidade de datos, cando é necesario presentar a imaxe xeral sen unha análise completa de todos os datos da matriz.
- Á esquerda da táboa saltamos unha columna. Na cela da seguinte columna, que está situada fronte á primeira cela cos datos da táboa, introducimos a fórmula:
= RANDO ()Esta función mostra un número aleatorio. Para activalo, fai clic no botón ENTRAR.
- Para facer unha columna enteira de números aleatorios, coloque o cursor na esquina inferior dereita da cela que xa contén a fórmula. Aparece un marcador de recheo. Arrastrámoa cara abaixo co botón esquerdo do rato presionado paralelo á táboa de datos ata o final.
- Agora temos unha serie de celas cheas de números aleatorios. Pero contén unha fórmula FALA. Necesitamos traballar con valores puros. Para iso, copia na columna baleira da dereita. Seleccione un intervalo de celas con números aleatorios. Situado na lapela "Casa"fai clic na icona Copiar na cinta
- Seleccione unha columna baleira e faga clic co botón dereito do rato, invocando o menú contextual. No grupo de ferramentas Opcións de inserción selecciona elemento "Valores"representado como un pictograma con números.
- Despois, estar na lapela "Casa", fai clic na icona que xa coñecemos Ordenar e filtrar. Na lista despregable, detén a selección en Clasificación personalizada.
- A xanela de configuración de ordenación está activada. Asegúrese de marcar a caixa xunto ao parámetro "Os meus datos conteñen cabeceiras"se hai sombreiro pero non marca de verificación. No campo Ordena por indique o nome da columna que contén os valores copiados de números aleatorios. No campo "Ordenar" deixe a configuración predeterminada. No campo "Orde" pode seleccionar o parámetro como "Ascendente"así e "Descendente". Para a mostraxe aleatoria, isto non importa. Despois de facer a configuración, faga clic no botón "Está ben".
- Despois, todos os valores da táboa están ordenados en orde ascendente ou descendente de números aleatorios. Podes tomar calquera número das primeiras liñas da táboa (5, 10, 12, 15, etc.) e poden considerarse o resultado dunha mostraxe aleatoria.
Lección: Ordena e filtra datos en Excel
Como podes ver, a selección na folla de cálculo de Excel pódese facer ben empregando o filtro automático ou aplicando fórmulas especiais. No primeiro caso, o resultado mostrarase na táboa orixinal, e no segundo - nunha área separada. É posible facer unha selección, tanto nunhas condicións como en varias. Tamén podes seleccionar ao chou usando a función FALA.
