Antes de imprimir un documento acabado creado en calquera programa, é aconsellable previsualizar o que parecerá na impresión. De feito, é posible que parte dela non caia na área de impresión ou se mostre incorrectamente. A estes efectos en Excel hai unha ferramenta como unha vista previa. Imos descubrir como metelo e como traballar con el.
Usando Vista previa
A característica principal da vista previa é que na súa xanela o documento mostrarase do mesmo xeito que despois da impresión, incluída a paxinación. Se o resultado que ve non satisfai ao usuario, pode editar inmediatamente o libro de traballo de Excel.
Considere traballar cunha vista previa usando o exemplo de Excel 2010. As versións posteriores deste programa teñen un algoritmo similar para esta ferramenta.
Vai á área de vista previa
En primeiro lugar, imos descubrir como entrar na área de previsualización.
- Ao estar na xanela do libro de traballo de Excel aberto, vaia á lapela Arquivo.
- A continuación pasamos á sección "Imprimir".
- A área de vista previa situarase na parte dereita da xanela que se abre, onde o documento aparece no formulario no que se verá impreso.
Tamén pode substituír todas estas accións cunha combinación de tecla rápida. Ctrl + F2.
Cambia á vista previa en versións antigas do programa
Pero nas versións da aplicación anteriores a Excel 2010, pasar á sección de previsualización é algo diferente que nos análogos modernos. Analicemos brevemente o algoritmo para abrir a área de previsualización para estes casos.
Para ir á xanela de previsualización en Excel 2007, realice o seguinte:
- Fai clic no logotipo Microsoft Office na esquina superior esquerda do programa en marcha.
- No menú emerxente, move o cursor ao elemento "Imprimir".
- Abrirase unha lista adicional de accións no bloque da dereita. Nel cómpre seleccionar o elemento "Vista previa".
- Despois diso, ábrese unha xanela de vista previa nunha lapela separada. Para pechalo, prema o botón grande vermello "Cerrar ventá de vista previa".
O algoritmo para cambiar á xanela de previsualización en Excel 2003 é aínda máis diferente do Excel e das versións posteriores, aínda que é máis sinxelo.
- No menú horizontal da xanela do programa aberto, faga clic no elemento Arquivo.
- Na lista despregable, seleccione "Vista previa".
- Despois, a ventá de vista previa abrirase.
Modos de vista previa
Na área de vista previa, pode cambiar os modos de vista previa de documentos. Pódese facer usando os dous botóns situados na esquina inferior dereita da xanela.
- Premendo o botón esquerdo Mostrar campos Amósanse os campos de documento.
- Mover o cursor ao campo desexado e manter o botón esquerdo do rato, se é necesario, pode aumentar ou diminuír os seus bordos simplemente movendoos, editando o libro para imprimilo.
- Para desactivar a visualización de campos, basta con premer de novo no mesmo botón que permitiu a súa visualización.
- Modo de vista previa do botón dereito - "Axustar á páxina". Despois de facer clic nel, a páxina toma as dimensións da área de previsualización que terá na impresión.
- Para desactivar este modo, basta con premer de novo no mesmo botón.
Navegación de documentos
Se o documento consta de varias páxinas, de xeito predeterminado só a primeira delas é visible na xanela da vista previa dunha vez. Na parte inferior da previsualización atópase o número de páxina actual, e á dereita desta está o número total de páxinas do caderno de traballo de Excel.
- Para ver a páxina desexada na área de vista previa, ten que dirixir o seu número a través do teclado e premer a tecla ENTRAR.
- Para ir á páxina seguinte, faga clic no triángulo dirixido polo ángulo á dereita, que está situado á dereita da numeración da páxina.
Para ir á páxina anterior, faga clic no triángulo á esquerda, que está situado á esquerda da numeración da páxina.
- Para ver o libro no seu conxunto, pode situar o cursor na barra de desprazamento na extrema dereita da xanela, manteña o botón esquerdo do rato e arrastre o cursor cara a abaixo ata ver o documento completo. Ademais, podes usar o botón situado a continuación. Está situado baixo a barra de desprazamento e é un triángulo apuntado cara abaixo. Cada vez que faga clic nesta icona co botón esquerdo do rato, navegarase por unha páxina.
- Do mesmo xeito, pode ir ao comezo do documento, pero hai que arrastrar a barra de desprazamento cara arriba ou facer clic na icona baixo a forma dun triángulo apuntado cara arriba, que se atopa enriba da barra de desprazamento.
- Ademais, pode facer transicións a certas páxinas do documento na área de vista previa usando as teclas de navegación do teclado:
- Frecha cara arriba - transición a unha páxina para arriba do documento;
- Frecha cara abaixo - ir unha páxina polo documento;
- Final - movendo ao final do documento;
- Inicio - Vaia ao comezo do documento.
Edición de libros
Se durante a vista previa atopabas imprecisións no documento, erros ou non estás satisfeito co deseño, entón o libro de Excel debería ser editado. Se precisa arranxar o contido do propio documento, é dicir, os datos que contén, entón deberá volver á pestana "Casa" e realizar as accións de edición necesarias.
Se só precisa cambiar o aspecto do documento en formato impreso, pode facelo no bloque "Configuración" sección "Imprimir"situado á esquerda da área de previsualización. Aquí pode cambiar a orientación da páxina ou a escala, se non se adapta a unha folla impresa, axustar as marxes, dividir o documento en copias, seleccionar o tamaño do papel e realizar outras accións. Despois de facer as manipulacións de edición necesarias, pode enviar o documento para imprimilo.
Lección: Como imprimir unha páxina en Excel
Como podes ver, usando a ferramenta de vista previa en Excel, podes ver como quedará impreso antes de mostrar un documento na impresora. Se o resultado mostrado non corresponde ao total que o usuario desexa recibir, pode editar o libro e envialo para imprimilo. Así, aforraranse tempo e consumibles para imprimir (tóner, papel, etc.) en comparación con ter que imprimir o mesmo documento varias veces, se non é posible ver como quedará coa impresión con pantalla de monitor.
