Conversión de datos de Microsoft Excel a formato DBF

DBF é un formato popular para almacenar e intercambiar datos entre varios programas e principalmente entre aplicacións que serven bases de datos e follas de cálculo. Aínda que quedou en desuso, segue sendo moi demandado en varios campos. Por exemplo, os programas de contabilidade seguen a traballar activamente con el, e os organismos reguladores e estatais aceptan unha parte significativa dos informes neste formato.

Por desgraza, Excel, comezando pola versión de Excel 2007, deixou o soporte completo para este formato. Neste programa só podes ver o contido do ficheiro DBF, e gardar os datos coa extensión especificada usando as ferramentas incorporadas da aplicación. Afortunadamente, hai outras opcións para converter datos de Excel ao formato que necesitamos. Considere como se pode facer isto.

Gardar datos en formato DBF

En Excel 2003 e en versións anteriores deste programa, foi posible gardar datos en formato DBF (dBase) dun xeito estándar. Para iso, fai clic sobre o elemento Arquivo no menú horizontal da aplicación e logo na lista que se abre, seleccione a posición "Gardar como ...". Na xanela de gardar que se iniciou, requiriuse seleccionar da lista o nome do formato requirido e facer clic no botón Gardar.

Por desgraza, comezando coa versión de Excel 2007, os desenvolvedores de Microsoft consideraron que dBase era obsoleta, e os formatos de Excel modernos son demasiado complicados para gastar tempo e cartos para garantir a compatibilidade completa. Polo tanto, Excel seguiu lendo ficheiros DBF, pero deixouse o soporte para gardar datos neste formato con ferramentas de software incorporadas. Non obstante, hai algúns xeitos de converter os datos almacenados en Excel a DBF mediante complementos e outro software.

Método 1: WhiteTown Converters Pack

Hai unha serie de programas que permiten converter datos de Excel a DBF. Unha das formas máis fáciles de converter datos de Excel a DBF é usar un paquete de utilidades para converter obxectos coas distintas extensións de WhiteTown Converters Pack.

Descarga WhiteTown Converters Pack

Aínda que o procedemento de instalación deste programa é sinxelo e intuitivo, non obstante imos profundizar nel detallando algúns matices.

1. Despois de descargar e executar o instalador, a xanela ábrese inmediatamente Asistentes de instalaciónno que se propón escoller un idioma para o procedemento de instalación adicional. De xeito predeterminado, o idioma instalado na instancia de Windows debería mostrarse alí, pero pode cambialo se o desexa. Non faremos isto e só prememos no botón "Está ben".



2. A continuación, iníciase unha xanela na que se indica o lugar do disco do sistema onde se instalará a utilidade. Este é o cartafol por defecto. "Arquivos do programa" no disco "C". É mellor non cambiar nada e premer a tecla "Seguinte".



3. A continuación, ábrese unha xanela na que pode escoller exactamente que direccións de conversión quere ter. Por defecto, están seleccionados todos os compoñentes de conversión dispoñibles. Pero, quizais, algúns usuarios non queiran instalalos todos, xa que cada utilidade ocupa espazo no disco duro. En calquera caso, é importante para nós que haxa unha marca de verificación xunto ao elemento "Convertidor XLS (Excel) a DBF". O usuario pode escoller a instalación dos compoñentes restantes do paquete de utilidades ao seu criterio. Despois de facer a configuración, non esquezas facer clic no botón "Seguinte".



4. Despois, ábrese unha xanela na que se engade un atallo ao cartafol Comezar. Por defecto, chámase atallo "WhiteTown", pero se o desexa, pode cambiar o seu nome. Fai clic na tecla "Seguinte".



5. A continuación, unha xanela é lanzada preguntando se quere crear un atallo no escritorio. Se desexa que se engada, deixe unha marca de selección xunto ao parámetro correspondente, se non quere, desmarcaa. A continuación, coma sempre, prema a tecla "Seguinte".



6. Despois, ábrese outra xanela. Indica as opcións básicas de instalación. Se o usuario non está satisfeito con algo e quere editar os parámetros, preme o botón "Volver". Se todo está ben, faga clic no botón Instala.



7. Comeza o procedemento de instalación, cuxo progreso será mostrado por un indicador dinámico.



8. A continuación, ábrese unha mensaxe informativa en inglés, na que se agradece a instalación deste paquete. Fai clic na tecla "Seguinte".



9. Na última xanela Asistentes de instalación Infórmase de que o WhiteTown Converters Pack instalouse correctamente. Só podemos facer clic no botón Rematar.



10. Despois, chamouse a unha carpeta "WhiteTown". Contén atallos de utilidades para áreas específicas de conversión. Abre este cartafol. Estamos ante un gran número de utilidades incluídas no paquete WhiteTown en varias áreas de conversión. Ao mesmo tempo, cada dirección ten unha utilidade separada para os sistemas operativos Windows de 32 e 64 bits. Abre a aplicación co nome "Convertidor XLS para DBF"correspondente á profundidade de bits do teu SO.



11. Iníciase o programa XLS a DBF Converter. Como podes ver, a interface é angloparlante, pero, sen embargo, é intuitiva.

    A pestana ábrese inmediatamente "Entrada" (Introduza) Preténdese indicar o obxecto a converter. Para iso, fai clic no botón "Engadir" (Engadir).



12. Despois, ábrese a xanela estándar para engadir un obxecto. Nel, cómpre ir ao directorio onde se atopa o libro de Excel que necesitamos coa extensión xls ou xlsx. Despois de atopar o obxecto, seleccione o seu nome e faga clic no botón "Abrir".



13. Como podes ver, despois diso se amosou a ruta ao obxecto na lapela "Entrada". Fai clic na tecla "Seguinte" ("Seguinte").



14. Despois diso, pasamos automaticamente á segunda pestana "Saída" ("Conclusión") Aquí precisa especificar en que directorio se amosará o obxecto rematado coa extensión DBF. Para seleccionar o cartafol de gardar o ficheiro DBF rematado, faga clic no botón "Navegar ..." (Ver) Ábrese unha pequena lista de dous elementos. "Seleccionar ficheiro" ("Seleccionar ficheiro") e "Seleccionar carpeta" ("Seleccionar cartafol") De feito, estes elementos só significan escoller un tipo de fiestra de navegación diferente para especificar un cartafol de gardar. Facemos unha elección.



15. No primeiro caso, será unha xanela normal "Gardar como ...". Amosará ambos os cartafoles e obxectos dBase existentes. Vai ao directorio no que queremos gardar. Máis no campo "Nome do ficheiro" indique o nome baixo o cal queremos que o obxecto sexa listado despois da conversión. Despois diso, faga clic no botón Gardar.

    

    Se elixes "Seleccionar carpeta", abrirase unha xanela de selección de directorio simplificada. Só se amosarán cartafoles nel. Seleccione o cartafol para gardar e faga clic no botón "Está ben".



16. Como podes ver, despois dalgunha destas accións, a ruta ao cartafol para gardar o obxecto mostrarase na lapela "Saída". Para ir á seguinte lapela, faga clic no botón. "Seguinte" ("Seguinte").



17. Na última lapela "Opcións" ("Opcións") moitos axustes, pero estamos máis interesados "Tipo de campos de nota" ("Tipo de campo de nota") Facemos clic no campo no que está a configuración predeterminada "Auto" ("Auto") Á lista de tipos de dBase ábrese para gardar o obxecto. Este parámetro é moi importante, xa que non todos os programas que traballan con dBase poden xestionar todo tipo de obxectos con esta extensión. Polo tanto, ten que saber con antelación que tipo de escoller. Hai seis tipos diferentes para escoller:
    • dBASE III;
    • Foxpro;
    • BAIXA IV;
    • Visual foxpro;
    • > SMT;
    • dBASE Nivel 7.

    Facemos a elección do tipo que se necesita para o seu uso nun programa determinado.



18. Despois de facer a elección, pode continuar co procedemento de conversión directa. Para iso, fai clic no botón "Inicio" ("Inicio").



19. O procedemento de conversión inicia. Se o libro de Excel contén varias follas de datos, crearase un ficheiro DBF separado para cada unha delas. Un indicador de progreso verde indicará a finalización do proceso de conversión. Despois de que chegue ao final do campo, faga clic no botón "Rematar" ("Rematar").

O documento rematado situarase no directorio indicado na lapela "Saída".

O único inconveniente importante do paquete de utilidades de WhiteTown Converters Pack é que só será posible realizar 30 procedementos de conversión de xeito gratuíto, e despois terá que mercar unha licenza.

Método 2: complemento XlsToDBF

Podes converter libros Excel en dBase directamente a través da interface da aplicación instalando complementos de terceiros. Un dos mellores e máis convenientes é o complemento XlsToDBF. Considere o algoritmo para a súa aplicación.

Descarga o complemento XlsToDBF

1. Despois de descargar o arquivo XlsToDBF.7z co complemento, desembalamos dun obxecto chamado XlsToDBF.xla. Dado que o arquivo ten a extensión 7z, o desempaquetado pódese realizar ben co programa estándar desta extensión 7-Zip, ou coa axuda de calquera outro arquivo que admita traballar con el.

Descarga 7-Zip de balde



2. Despois diso, executa o programa Excel e vaia á lapela Arquivo. A continuación pasamos á sección "Opcións" a través do menú do lado esquerdo da xanela.



3. Na xanela que se abre, faga clic no elemento "Complementos". Pasamos ao lado dereito da xanela. Na parte inferior está un campo "Xestión". Reorganizamos o interruptor Complementos de Excel e fai clic no botón "Vaia ...".



4. Ábrese unha pequena ventá para xestionar complementos. Fai clic no botón que hai "Revisar ...".



5. Iníciase a xanela para abrir o obxecto. Necesitamos ir ao directorio onde está situado o arquivo XlsToDBF desempaquetado. Entramos no cartafol baixo o mesmo nome e seleccionamos o obxecto co nome "XlsToDBF.xla". Despois diso, faga clic no botón "Está ben".



6. Despois volvemos á xanela de xestión do complemento. Como podes ver, o nome apareceu na lista "Xls -> dbf". Este é o noso complemento. Unha garrafa debe estar preto dela. Se non hai marca de verificación, póñao e faga clic no botón "Está ben".



7. Así, o complemento está instalado. Abre agora o documento de Excel, os datos dos que necesitas converter en dBase, ou simplemente escriba nunha folla se o documento aínda non foi creado.



8. Agora necesitaremos facer algunhas manipulacións cos datos para poder preparalos para a súa conversión. Primeiro de todo, engade dúas filas sobre o encabezado da táboa. Deben ser os primeiros na folla e ter nomes no panel de coordenadas verticais "1" e "2".

   Na cela superior esquerda, escriba o nome que queremos asignar ao ficheiro DBF creado. Consta de dúas partes: o propio nome e a extensión. Só se permiten caracteres latinos. Un exemplo de tal nome é "UCHASTOK.DBF".



9. Na primeira cela á dereita do nome, precisa especificar a codificación. Existen dúas opcións de codificación usando este complemento: CP866 e CP1251. Se cela B2 baleiro ou calquera outro valor "CP866", entón a codificación aplicarase por defecto CP1251. Poñemos a codificación que consideramos necesaria ou deixamos o campo baleiro.



10. A continuación, vai á seguinte liña. O feito é que na estrutura de dBase, cada columna, chamada campo, ten o seu propio tipo de datos. Existen tales designacións:
    • N (Numérica) - numérica;
    • L (Lóxico) - lóxico;
    • D (Data) - data;
    • C (Carácter): cadea.

    Tamén en cadea (Cnnn) e tipo de número (Nnn) despois do nome en forma de letra, deberá indicarse o número máximo de caracteres no campo. Se se empregan díxitos decimais no tipo numérico, tamén se deberá indicar o seu número despois do punto (Nnn.n).

    Hai outro tipo de datos en formato dBase (Memo, Xeral, etc.), pero este complemento non sabe como traballar con eles. Non obstante, Excel 2003 non sabía como traballar con eles, cando aínda soportaba a conversión a DBF.

    No noso caso particular, o primeiro campo será un ancho de cadea de 100 caracteres (C100), e os campos restantes terán un número de 10 caracteres de ancho (N10).



11. A seguinte liña contén os nomes do campo. Pero o certo é que tamén se deben introducir en latín, e non en cirílico, como temos. Ademais, o espazo non está permitido no nome do campo. Cambiámolos segundo estas regras.



12. Despois, a preparación dos datos pode considerarse completa. Seleccione todo o intervalo da táboa na folla co cursor mantendo o botón esquerdo do rato. A continuación, vaia á lapela "Desenvolvedor". Por defecto, está desactivado, polo que antes de máis manipulacións é preciso activalo e habilitar as macros. Máis adiante na cinta no bloque de configuracións "Código" fai clic na icona Macros.

    Podes facelo un pouco máis doado escribindo unha combinación de teclas de acceso rápido Alt + F8.



13. A ventá de macro comeza. No campo Nome Macro introduza o nome do noso complemento "XlsToDBF" sen comiñas. O rexistro non é importante. A continuación faga clic no botón Corre.



14. Estase procesando unha macro no fondo. Despois diso, no mesmo cartafol onde está situado o ficheiro Excel de orixe, formarase un obxecto coa extensión DBF co nome especificado na cela A1.

Como podes ver, este método é moito máis complicado que o anterior. Ademais, é moi limitado no número de tipos de campo empregados e tipos de obxectos creados coa extensión DBF. Outro inconveniente é que o directorio de creación de obxectos dBase só se pode asignar antes do procedemento de conversión, movendo directamente o ficheiro Excel fonte ao cartafol de destino. Entre as vantaxes deste método pódese destacar que, a diferenza da versión anterior, é absolutamente gratuíta e case todas as manipulacións realízanse directamente a través da interface de Excel.

Método 3: Microsoft Access

Aínda que as versións máis novas de Excel non teñen un xeito integrado de gardar datos en formato DBF, con todo, a opción de usar a aplicación Microsoft Access foi a máis próxima a chamala estándar. O certo é que este programa é lanzado polo mesmo fabricante que Excel, e tamén está incluído na suite de Microsoft Office. Ademais, esta é a opción máis segura, xa que non necesitarás desconcertarse con software de terceiros. Microsoft Access está deseñado especialmente para traballar con bases de datos.

Descarga Microsoft Access

1. Despois de introducir todos os datos necesarios na folla de traballo en Excel, para convertelos en formato DBF, primeiro debes gardar nun dos formatos de Excel. Para iso, fai clic na icona en forma de disquete na esquina superior esquerda da xanela do programa.



2. Ábrese a xanela de gardar. Vai ao directorio onde queremos gardar o ficheiro. A partir deste cartafol é necesario que o abras máis tarde en Microsoft Access. O formato do libro pode deixarse ​​xlsx por defecto ou pode cambiar a xls. Neste caso, isto non é crítico, xa que aínda gardamos o ficheiro só para convertelo en DBF. Despois de completar todos os axustes, faga clic no botón Gardar e pecha a xanela de Excel.



3. Lanzamos o programa Microsoft Access. Vai á lapela Arquivose se abriu noutra pestana. Fai clic no elemento do menú "Abrir"situado no lado esquerdo da xanela.



4. Iníciase a xanela aberta do ficheiro. Imos ao directorio onde gardamos o ficheiro nun dos formatos de Excel. Para que apareza na xanela, cambie o formato de ficheiro a "Libro de traballo de Excel (* .xlsx)" ou "Microsoft Excel (* .xls)", dependendo de cal deles se gardou o libro. Despois de que se amose o nome do ficheiro que necesitamos, seleccionalo e faga clic no botón "Abrir".



5. Ábrese a xanela Ligazón a folla de cálculo. Permite transferir correctamente datos dun ficheiro Excel a Microsoft Access. Debemos seleccionar a folla de Excel desde a que imos importar datos. O certo é que aínda que o ficheiro Excel contén información en varias follas, pode importala a Access só por separado e, en consecuencia, convertela en ficheiros DBF separados.

   Tamén é posible importar información de intervalos individuais en follas. Pero no noso caso, isto non é necesario. Axuste o interruptor á posición Follase logo seleccione a folla de onde imos tomar os datos.A corrección da visualización da información pódese ver na parte inferior da xanela. Se todo satisfai, fai clic no botón "Seguinte".



6. Na seguinte xanela, se a táboa contén cabeceiras, marque a caixa que hai xunto "A primeira fila contén os títulos das columnas". Despois faga clic no botón "Seguinte".



7. Na nova xanela para ligar coa folla de cálculo, é posible cambiar o nome do elemento ligado. Despois faga clic no botón Feito.



8. Despois, abrirase un cadro de diálogo no que haberá unha mensaxe que indica que se completa a ligazón da táboa co ficheiro Excel. Fai clic no botón "Está ben".



9. O nome da táboa que lle asignamos na última xanela aparecerá no lado esquerdo da interface do programa. Faga dobre clic sobre el co botón esquerdo do rato.



10. Despois diso, a táboa mostrarase na xanela. Mover á pestana "Datos externos".



11. Na cinta da caixa de ferramentas "Exportar" fai clic na inscrición "Avanzado". Na lista que se abre, seleccione "Ficheiro DBase".
12. Ábrese a xanela de exportación ao formato DBF. No campo "Nome do ficheiro" Pode especificar a situación do ficheiro e o seu nome, se por algún motivo os que se especifican de xeito predeterminado non che corresponden.

    No campo "Formato de ficheiro" elixe un dos tres tipos de formato DBF:

    • dBASE III (por defecto);
    • BAIXA IV;
    • dBASE 5.

    Cómpre salientar que canto máis moderno sexa o formato (maior é o número de serie), máis oportunidades hai para procesar datos nel. É dicir, é máis probable que todos os datos da táboa poidan gardarse nun ficheiro. Pero ao mesmo tempo, é menos probable que o programa onde vai importar o ficheiro DBF no futuro sexa compatible con este tipo.

    Despois de establecer toda a configuración, faga clic no botón "Está ben".

13. Se despois diso aparece unha mensaxe de erro, intente exportar os datos usando outro tipo de formato DBF. Se todo ía ben, aparece unha xanela informando de que a exportación tivo éxito. Fai clic no botón Pechar.

O ficheiro dBase creado situarase no directorio especificado na xanela de exportación. Ademais, podes facer calquera manipulación, incluíndo a importación a outros programas.

Como podes ver, a pesar de que as versións modernas de Excel non teñen a posibilidade de gardar ficheiros en formato DBF con ferramentas incorporadas, non obstante, este procedemento pódese realizar utilizando outros programas e complementos. Cómpre salientar que o xeito máis funcional de converterse é empregar as utilidades WhiteTown Converters Pack. Por desgraza, o número de conversións gratuítas nel é limitado. O complemento XlsToDBF permite convertelo absolutamente de balde, pero o procedemento é moito máis complicado. Ademais, a funcionalidade desta opción é moi limitada.

A media de ouro é un método que usa Access. Como Excel, este é un desenvolvemento de Microsoft e, polo tanto, non se pode chamar dunha aplicación de terceiros. Ademais, esta opción permite converter un ficheiro Excel en varios tipos de formato dBase. Aínda que o acceso aínda é inferior a WhiteTown neste indicador.