Usando táboas intelixentes en Microsoft Excel

Case todos os usuarios de Excel atoparon unha situación na que ao engadir unha nova fila ou columna a unha matriz de táboas, ten que recalcular as fórmulas e dar formato a este elemento ao estilo xeral. Os problemas indicados non existirían se, no canto da opción habitual, se empregue unha chamada táboa intelixente. Isto "tirará" automaticamente a todos os elementos que o usuario ten nas súas beiras. Despois diso, Excel comeza a percibilos como parte do intervalo da táboa. Esta non é unha lista completa do que é útil para unha táboa intelixente. Descubrimos como creala e que oportunidades ofrece.

Aplicación de táboa intelixente

Unha táboa "intelixente" é unha forma especial de formato, despois de aplicala a un intervalo de datos especificado, unha matriz de celas adquire certas propiedades. En primeiro lugar, despois disto, o programa comeza a consideralo non como unha gama de celas, senón como un elemento integral. Esta función apareceu no programa comezando coa versión de Excel 2007. Se se rexistra nalgunha das celas dunha fila ou columna situadas directamente nos bordos, esta fila ou columna inclúese automaticamente neste intervalo de táboas.

A aplicación desta tecnoloxía permite non recalcular fórmulas despois de engadir filas se os datos procedentes dela son tirados a outro rango por unha determinada función, por exemplo VPR. Ademais, entre as vantaxes, cabe destacar a tapa na parte superior da folla, así como a presenza de botóns de filtro nas cabeceiras.

Pero, por desgraza, esta tecnoloxía ten algunhas limitacións. Por exemplo, é indesexable empregar unha unión de células. Isto é especialmente certo para os sombreiros. Para ela, combinar elementos normalmente é inaceptable. Ademais, aínda que non desexa que se inclúa nela algún valor situado nos lindes da matriz (por exemplo, unha nota), Excel considerarase como parte integrante dela. Polo tanto, todas as etiquetas adicionais deberían colocarse en polo menos un intervalo baleiro da matriz. Ademais, as fórmulas de matriz non funcionarán e o libro non será posible usar para compartir. Todos os nomes das columnas deben ser únicos, é dicir, non repetidos.

Creación dunha táboa intelixente

Pero antes de pasar á descrición das capacidades dunha táboa intelixente, descubrimos como creala.

1. Seleccione unha gama de celas ou calquera elemento da matriz para o que queremos aplicar o formato da táboa. O feito é que mesmo se seleccionas un elemento da matriz, o programa capturará todos os elementos adxacentes durante o proceso de formato. Polo tanto, non hai gran diferenza en se seleccionas todo o rango de destino ou só unha parte del.

   Despois diso, vaia á lapela "Casa"se actualmente estás nunha pestana Excel diferente. A continuación faga clic no botón "Formatear como táboa", que se coloca na cinta no bloque de ferramentas Estilos. Despois diso, ábrese unha lista cunha selección de diferentes estilos de deseño de matrices de táboas. Pero o estilo escollido non afectará de ningún xeito a funcionalidade, polo que facemos clic na opción que che gusta máis visualmente.

   

   Tamén hai outra opción de formato. Do mesmo xeito, selecciona todo ou parte do intervalo que imos converter nunha matriz de táboas. A continuación, vaia á lapela Inserir e na cinta da caixa de ferramentas "Táboas" fai clic na icona grande "Táboa". Só neste caso, a elección do estilo non se proporciona e instalarase de xeito predeterminado.

   

   Pero a opción máis rápida é usar teclas rápidas despois de seleccionar unha cela ou matriz Ctrl + T.

2. Con calquera das opcións anteriores, ábrese unha pequena xanela. Contén o enderezo do intervalo a converter. Na gran maioría dos casos, o programa determina correctamente o intervalo, independentemente de se o seleccionou todo ou só unha cela. Pero aínda así, por se acaso, cómpre comprobar o enderezo da matriz no campo e, se non coincide coas coordenadas que precisa, cambialo.

   Ademais, asegúrese de que hai unha marca de verificación xunto ao parámetro Táboa de cabeceira, xa que na maioría dos casos xa existen as cabeceiras do conxunto de datos orixinal. Despois de asegurarse de que todos os parámetros se introducen correctamente, faga clic no botón "Está ben".



3. Despois desta acción, o rango de datos converterase nunha táboa intelixente. Isto expresarase na adquisición dalgunhas propiedades adicionais desta matriz, así como no cambio da súa visualización, segundo o estilo seleccionado anteriormente. Falaremos das principais características que proporcionan estas propiedades máis adiante.

Lección: Como facer unha táboa en Excel

Nome

Despois de que se forme a táboa "intelixente", automaticamente daráselle un nome. Por defecto, este é un nome de tipo. "Táboa1", "Táboa2" etc.

1. Para ver que nome ten a nosa matriz de táboas, seleccione calquera dos seus elementos e vaia á lapela "Deseñador" bloque de pestanas "Traballando con táboas". Nunha cinta nun grupo de ferramentas "Propiedades" o campo estará situado "Nome da táboa". Só contén o seu nome. No noso caso, isto "Táboa3".



2. Se o desexa, pódese cambiar o nome simplemente interrompendo o nome do teclado no campo anterior.

Agora, cando se traballa con fórmulas, para indicar unha función específica que é necesario procesar todo o intervalo de táboas, en lugar das coordenadas habituais, será suficiente introducir o seu nome como enderezo. Ademais, non só é conveniente, senón que tamén é práctico. Se aplica o enderezo estándar en forma de coordenadas, entón ao engadir unha fila na parte inferior da matriz, incluso despois de que estea incluída na súa estrutura, a función non captará esta fila para o seu procesamento e os argumentos terán que ser interrompidos. Se especifica, como argumento para a función, a dirección en forma de nome de rango de táboa, entón todas as liñas engadidas a ela no futuro serán procesadas automaticamente.

Estiramento

Agora centrámonos en como se engaden novas filas e columnas ao intervalo de táboas.

1. Seleccione calquera cela na primeira liña debaixo da matriz. Facemos unha entrada arbitraria nel.



2. A continuación, prema a tecla Introduza no teclado. Como podes ver, despois desta acción, a liña completa na que se atopa o rexistro recén engadido incluíuse automaticamente na matriz de táboas.

Ademais, aplicábase a ela o mesmo formato que o resto do intervalo da táboa e tamén se axustaron todas as fórmulas situadas nas columnas correspondentes.

Un engadido similar producirase se rexistramos nunha columna situada nos lindes da matriz. Tamén estará incluído na súa composición. Ademais, asignaráselle un nome automaticamente. Por defecto, o nome será Columna1A seguinte columna engadida é Columna2 etc. Pero se o desexa, sempre pode renomealos de xeito estándar.

Outra característica útil dunha táboa intelixente é que non importa cantas entradas hai, aínda que baixes ao fondo, os nomes das columnas estarán sempre diante dos teus ollos. En contraste coa fixación habitual de tapóns, neste caso, os nomes das columnas ao moverse colocaranse xusto no lugar onde está situado o panel de coordenadas horizontal.

Lección: Como engadir unha nova fila en Excel

Fórmulas automáticas

Vimos anteriormente que cando se engade unha nova fila á súa cela nesa columna dunha matriz que xa ten fórmulas, esta fórmula copiase automaticamente. Pero o modo de datos que estamos estudando é máis capaz. Basta cubrir unha cela dunha columna baleira cunha fórmula para que se copie automaticamente a todos os demais elementos desta columna.

1. Seleccione a primeira cela dunha columna baleira. Entramos alí calquera fórmula. Facémolo do xeito habitual: establecer o sinal na cela "="Despois diso facemos clic sobre esas celas, entre as que imos realizar a operación aritmética. Entre os enderezos das celas do teclado poñemos o signo da acción matemática ("+", "-", "*", "/" etc.) Como podes ver, mesmo o enderezo das celas non se mostra como no caso habitual. En lugar das coordenadas amosadas nos paneis horizontais e verticais en forma de números e letras latinas, neste caso, os nomes das columnas do idioma onde se introducen móstranse como enderezos. Icona "@" significa que a cela está na mesma liña que a fórmula. Como resultado, en lugar da fórmula no caso habitual

   = C2 * D2

   obtemos unha expresión para unha táboa intelixente:

   = [@ Cantidade] * [@ Prezo]



2. Agora, para mostrar o resultado na folla, prema a tecla Introduza. Pero, como vemos, o valor de cálculo móstrase non só na primeira cela, senón tamén en todos os outros elementos da columna. É dicir, a fórmula copiouse automaticamente noutras celas, e para iso nin tiven que usar un marcador de recheo ou outras ferramentas de copia estándar.

Este patrón aplícase non só ás fórmulas comúns, senón tamén ás funcións.

Ademais, cabe sinalar que se o usuario entra na cela de destino en forma de fórmula as direccións dos elementos doutras columnas, mostraranse no modo habitual, como en calquera outro rango.

Fila dos totais

Outra característica que proporciona o modo de operación descrito en Excel é a saída de totais de columna nunha liña separada. Para iso, non tes que engadir manualmente unha liña especialmente e impulsar nela as fórmulas de resumo, xa que o conxunto de ferramentas de táboas "intelixentes" xa ten no seu arsenal preparados os algoritmos necesarios.

1. Para activar a suma, selecciona calquera elemento da táboa. Despois diso, vaia á lapela "Deseñador" grupos de pestanas "Traballando con táboas". Na caixa de ferramentas "Opcións do estilo de táboa" marca a caixa xunto ao valor "Liña de totais".

   

   En lugar das accións anteriores, tamén podes usar unha combinación de teclas rápidas para activar a liña de totais. Ctrl + Maiúsculas + T.

2. Despois diso, aparecerá unha fila adicional na parte inferior da matriz, que se chamará - "Resumo". Como podes ver, a suma da última columna xa se calcula automaticamente coa función incorporada RESULTADOS INTERIORES.



3. Pero podemos calcular os valores totais doutras columnas e usar tipos de totais completamente diferentes. Fai clic co botón esquerdo do rato sobre calquera cela da fila "Resumo". Como podes ver, á dereita deste elemento aparece unha icona de triángulo. Facemos clic nel. Antes de nós hai unha lista de diferentes opcións para resumir:
   • Media;
   • Cantidade;
   • Máximo
   • Mínimo;
   • Cantidade
   • Desviación tendenciosa;
   • Varianza sesgada.

   Eliximos a opción de eliminar os resultados que consideramos necesarios.



4. Se nós, por exemplo, escollemos a opción "Número de números", entón na fila dos totais mostrarase o número de celas da columna que se enchen de números. Este valor mostrarase coa mesma función. RESULTADOS INTERIORES.



5. Se non tes bastante das características estándar que a lista de ferramentas resumidas descritas anteriormente, fai clic en "Outras funcións ..." no seu fondo.



6. Isto inicia a xanela. Asistentes de funcións, onde o usuario pode seleccionar calquera función Excel que considere útil. O resultado do seu procesamento inserirase na cela correspondente da fila "Resumo".

Ordenación e filtrado

Na táboa "intelixente", por defecto, cando se crea, conéctanse automaticamente ferramentas útiles que proporcionan clasificación e filtrado de datos.

1. Como podes ver, na cabeceira xunto aos nomes da columna en cada cela xa hai pictogramas en forma de triángulos. É a través deles que obtemos acceso á función de filtrado. Fai clic na icona xunto ao nome da columna sobre a que imos manipular. Despois, ábrese unha lista de posibles accións.



2. Se a columna contén valores de texto, entón podes aplicar a ordenación segundo o alfabeto ou en orde inversa. Para iso, selecciona o elemento de conformidade "Ordenar de A a Z" ou "Ordena de Z a A".

   

   Despois diso, as liñas estarán dispostas na orde seleccionada.

   

   Se tenta clasificar os valores nunha columna que contén datos nun formato de data, ofréceche unha selección de dúas opcións de ordenación "Ordenar de antigo a novo" e "Ordenar de novo a antigo".

   

   No formato de número, tamén se ofrecerán dúas opcións: "Ordenar de mínimo a máximo" e "Ordenar de máximo a mínimo".



3. Para aplicar un filtro, exactamente do mesmo xeito, chamamos aos menús de ordenación e filtrado facendo clic na icona da columna relativa aos datos dos que empregará a operación. Despois diso, desmarque os valores da lista cuxos valores queremos ocultar. Despois de realizar os pasos anteriores non esquezas facer clic no botón "Está ben" na parte inferior do menú emerxente.



4. Despois diso, só permanecerán visibles as liñas, preto das cales deixou garrapatas na configuración do filtro. O resto estará oculto. Normalmente, os valores da cadea "Resumo" tamén cambiará. Non se terán en conta os datos das filas filtradas á hora de resumir e resumir outros resultados.

   

   Isto é especialmente importante dado que ao aplicar a función de sumación estándar (RESUMO), non o operador RESULTADOS INTERIORES, incluso os valores ocultos participarían no cálculo.

Lección: Ordena e filtra datos en Excel

Converter unha táboa a un rango regular

Por suposto, é bastante raro, pero ás veces aínda hai que converter unha táboa intelixente nun intervalo de datos. Por exemplo, isto pode suceder se precisa aplicar unha fórmula de matriz ou outra tecnoloxía que o modo de operación Excel que estamos estudando non admite.

1. Seleccione calquera elemento da matriz. Na cinta, desprácese ata a lapela "Deseñador". Fai clic na icona Converter en rangosituado no bloque de ferramentas "Servizo".



2. Despois desta acción, aparecerá un cadro de diálogo preguntándolle se realmente queremos converter o formato de táboa a un intervalo de datos regular? Se o usuario confía nas súas accións, faga clic no botón Si.



3. Despois diso, converterase nunha única matriz nunha táboa regular, para o que serán relevantes as propiedades e regras xerais de Excel.

Como podes ver, unha táboa intelixente é moito máis funcional que unha regular. Coa súa axuda, pode acelerar e simplificar a solución de moitas tarefas de procesamento de datos. As vantaxes do seu uso inclúen a expansión de rango automático ao engadir filas e columnas, un filtro automático, celas de recarga automáticas con fórmulas, unha fila de totais e outras funcións útiles.